-
Bahasa Indonesia
-
English
Oleh: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt
American Society for Quality (www.asq.org) CMQ/OE, CQA, CSSBB, CQE, CQIA
American Production and Inventory Control Society (www.apics.org) CFPIM, CSCP
International Quality Federation (www.iqf.org) Six Sigma Master Black Belt
Registration Accreditation Board (www.exemplarglobal.org) Quality Management System Lead Specialist
ISO-International Organization for Standardization (www.iso.org) telah menetapkan persyaratan Kepemimpinan (Leadership) sebagai fungsi paling utama dan sentral dalam mengelola menggunakan PDCA (Plan-Do-Check-Act) approach terhadap semua sistem manajemen internasional yang dipublikasikan oleh ISO mulai berlaku sejak 2015 dan seterusnya.
Semua publikasi ISO sebelum tahun 2015 akan diubah atau direvisi dengan memasukan fungsi Kepemimpinan (Leadership) dan pendekatan Manajemen PDCA untuk mengelola sistem-sistem manajemen internasional itu.
Sebagai misal kerangka kerja Sistem Manajemen Lingkungan—Environmental Management System (ISO 14001:2015) ditunjukkan dalam bagan 1, sedangkan kerangka kerja dari Sistem Manajemen Kualitas—Quality Management System ISO 9001:2015 ditunjukkan dalam bagan 2 terlampir.
Kepemimpinan (Leadership) adalah kemampuan untuk memotivasi orang dan team untuk memberikan KOMITMEN penuh agar mencapai tujuan bersama dalam organisasi. Dengan ditetapkan persyaratan inti tentang Kepemimpinan (Leadership) dalam Klausul (Clause) 5 ini, maka keterampilan KEPEMIMPINAN menjadi persyaratan MUTLAK harus ada dalam organisasi yang akan menerapkan sistem-sistem manajemen internasional.
Fungsi Kepemimpinan (Leadership) ini mencakup: (1) Keterampilan kepemimpinan dan komitmen, (2) Merumuskan Kebijakan dari Sistem-sistem Manajemen Internasional yang diterapkan dalam organisasi, dan (3) Menetapkan Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Wewenang untuk Merencanakan (Plan), Melaksanakan (Do), Memeriksa (Check), dan Meningkatkan atau Memperbaiki Terus-menerus (Act to Continual Improvement) terhadap Sistem-sistem Manajemen Internasional yang diterapkan dalam organisasi itu.
Setelah fungsi Kepemimpinan (Leadership) ditetapkan, maka selanjutnya semua orang dan/atau team yang berada dalam posisi manajemen, mulai dari manajemen puncak (Top Management), manajemen menengah (middle management), dan manajemen bawah (low management) HARUS bekerja dalam sistem-sistem manajemen internasional itu mengikuti persyaratan-persyaratan yang ditetapkan oleh ISO itu.
Dengan demikian menurut ISO versi 2015 dan seterusnya, Leadership dan PDCA Management Approach merupakan fungsi-fungsi utama dalam sistem-sistem manajemen internasional itu.
Bagi organisasi yang menerapkan Lean Six Sigma, maka PDCA Management Approach boleh diganti dengan fungsi-fungsi DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) mengikuti persyaratan dalam ISO 13053-1:2010 tentang Metode Kuantitatif dalam Perbaikan Proses—Six Sigma-Part 1: DMAIC Methodology.
Untuk memudahkan penjelasan tentang Bagaimana Mengelola Sistem-sistem Manajemen Internasional?, maka pihak manajemen organisasi HARUS memahami “Annex SL High Level Structure (HLS) dari ISO” yang akan dibahas berikut ini.
Memahami “Annex SL” High Level Structure (HLS) dari ISO versi 2015. Lihat: http://www.rina.org/en/keytopics/iso-9001-and-iso-14001-revision/high-level-structure
“Annex SL” adalah struktur tingkat tinggi (high level structure) yang diciptakan oleh ISO-International Organization for Standardization yang berkantor pusat di Genewa (www.iso.org) untuk memberikan suatu struktur tingkat tinggi yang bersifat universal, memiliki teks inti yang identik, serta terminologi dan definisi standar yang berlaku untuk semua standar sistem-sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO.
“Annex SL HLS” ini didesain untuk memudahkan organisasi-organisasi di dunia yang harus memenuhi persyaratan ketika menerapkan lebih dari satu standar sistem manajemen internasional berbasis ISO.
Dengan kata lain “Annex SL High Level Structure (HLS)” adalah suatu struktur umum dari standar sistem-sistem manajemen internasional.
Struktur umum dari standar sistem-sistem manajemen, dibuat oleh lembaga ISO (www.iso.org) pada tahun 2012 dan berlaku untuk semua standar ISO yang baru diterbitkan maupun standar-standar ISO yang akan direvisi di masa yang akan datang.
“Annex SL HLS” mencakup aspek: terminologi dan definisi, judul dan urutan umum yang berlaku sama untuk semua standar ISO, yang memberikan penekanan lebih besar pada konsep risiko.
Secara khusus, semua standar sistem manajemen yang dikeluarkan oleh ISO, mencakup hal-hal berikut:
- Struktur yang terdiri dari 10 poin kunci;
- Dalam setiap poin terdiri dari beberapa paragraf dan isi, di mana semua standar merupakan kewajiban;
- Apabila diperlukan, standar-standar individual boleh ditambahkan pada persyaratan khusus berkaitan dengan penerapannya.
Struktur Tingkat Tinggi (HLS = High Level Structure) dari ISO versi 2015:
- Ruang Lingkup
- Referensi normatif
- Istilah dan definisi
- Konteks organisasi
- Memahami organisasi dan konteksnya
- Memahami kebutuhan dan ekspektasi pihak yang berkepentingan
- Menentukan lingkup sistem manajemen
- Sistem manajemen
- Kepemimpinan
- Kepemimpinan dan komitmen
- Kebijakan
- Peran Organisasi, tanggung jawab dan wewenang
Plan (P)
- Perencanaan
- Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang atau kesempatan
- Tujuan dan perencanaan untuk mencapainya
Do (D)
- Dukungan (Support)
- Sumber Daya
- Kompetensi
- Kesadaran
- Komunikasi
- Informasi terdokumentasi
- Operasional (Operation)
- Perencanaan dan pengendalian operasional
Check (C)
- Evaluasi Kinerja
- Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
- Audit internal
Act (A)
- Peningkatan/Perbaikan Terus-menerus (Continual Improvement)
- Ketidaksesuaian dan tindakan korektif
- Perbaikan berkelanjutan/Terus-menerus
Ringkasan “Annex SL” HLS (High Level Structure) dari ISO versi 2015 terdiri dari enam poin inti berikut:
- Pemikiran berbasis risiko (Risk-based thinking): analisis risiko dan peluang/kesempatan diterapkan pada semua persyaratan normatif. Persyaratan khusus yang didedikasikan untuk “tindakan pencegahan” dimasukkan ke dalam tahap perencanaan.
- Konteks organisasi (Context of the organization): pengetahuan tentang konteks internal dan eksternal organisasi, serta kebutuhan dan ekspektasi dari pihak yang berkepentingan, memimpin ke arah perbaikan definisi bidang penerapan sistem manajemen. Hal ini juga memungkinkan kita untuk menganalisis dan menyediakan faktor-faktor kritis (internal dan eksternal) yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai hasil yang diinginkan.
- Kepemimpinan (Leadership): manajemen puncak harus menunjukan kepemimpinan dan komitmen agar penerapan sistem manajemen menjadi terintegrasi dalam proses manajemen strategik organisasi.
- Perencanaan (Planning): memungkinkan organisasi untuk merealisasikan peluang/kesempatan yang ditawarkan oleh konteks referensi, menganalisis risiko yang terkait, dan mencegah dampak negatif yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan.
- Informasi terdokumentasi (Documented information): organisasi dapat memilih cara yang paling sesuai untuk menyiapkan dan memelihara dokumentasi yang berkaitan dengan operasional organisasi.
- Manajemen Pengetahuan (Knowledge management): manajemen pengetahuan dan keterampilan orang-orang menjadi status persyaratan, karena mereka dianggap sebagai elemen kualifikasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Demikian penjelasan tentang kepentingan PERSYARATAN MUTLAK fungsi-fungsi Kepemimpinan (Leadership), Perencanaan (Plan), Pelaksanaan (Do), Pemeriksaan (Check), dan Penindakan (Act) untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerja sistem-sistem manajemen internasional yang sedang diterapkan dalam organisasi.
Salam SUCCESS.
Leadership & PDCA Management Approach As Keys to Manage International Management Systems (Series 2: Managing International Management Systems)
By: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt
American Society for Quality (www.asq.org) CMQ/OE, CQA, CSSBB, CQE, CQIA
American Production and Inventory Control Society (www.apics.org) CFPIM, CSCP
International Quality Federation (www.iqf.org) Six Sigma Master Black Belt
Registration Accreditation Board (www.exemplarglobal.org) Quality Management System Lead Specialist
ISO-International Organization for Standardization (www.iso.org) has set Leadership requirement as the central and most important function in managing by using PDCA (Plan-Do-Check-Act) approach to all international management systems published by ISO, valid from 2015 onwards.
All ISO publications prior to 2015 will be amended or revised by including the Leadership functions and PDCA Management approach to manage those international management systems.
For example, the framework of Environmental Management System (ISO 14001: 2015) is shown in Chart 1 above, while the framework of Quality Management System ISO 9001: 2015 is shown in the accompanying chart 2 below.
Leadership is the ability to motivate people and team to provide full COMMITMENT to achieve common goal within the organization. Given the core Leadership requirement in this Clause 5, then LEADERSHIP skills become an ABSOLUTE requirement that must exist within the organization that will implement international management systems.
These Leadership Functions include: (1) Leadership Skills and Commitment, (2) Formulating Policies of the International Management Systems implemented within the organization, and (3) Establishing the Role of the Organization, Responsibility and Authority for Planning (Plan), Implementing (Do), Checking (Check), and Improving Continuously (Act to Continual Improvement) on the International Management Systems implemented in the organization.
Once the Leadership functions are established, then all the people and/or teams in management positions, from top management, middle management, and low management, MUST work within those international management systems following that requirements set by ISO.
Thus according to ISO version 2015 and beyond, Leadership and PDCA Management Approach are the main functions within those international management systems.
For organizations implementing Lean Six Sigma, then PDCA Management Approach may be replaced by DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) functions following the requirements in ISO 13053-1: 2010 on Quantitative Methods in Process Improvements—Six Sigma-Part 1: DMAIC Methodology.
To facilitate the explanation of How to Manage International Management Systems, then the organization management side MUST understand “Annex SL High Level Structure (HLS) of ISO” which will be discussed below.
Understanding “Annex SL” High Level Structure (HLS) of ISO version 2015. See: http://www.rina.org/en/keytopics/iso-9001-and-iso-14001-revision/high-level-structure
“Annex SL” is a high level structure created by ISO-International Organization for Standardization headquartered in Geneva (www.iso.org) to provide a universal high-level structure, has identical core text, as well as the standard terminology and definitions applicable to all management system standards published by ISO.
This “Annex SL HLS” is designed to facilitate the organizations in the world to meet the requirements when implementing more than one ISO-based international management system standard.
In other words “Annex SL High Level Structure (HLS)” is a general structure of international management system standards.
The general structure of the standard management systems was developed by ISO institutions (www.iso.org) in 2012 and is applicable to all newly-issued and future-revised ISO standards.
“Annex SL HLS” includes aspects: terminology and definitions, titles and general sequences that apply equally to all ISO standards, which give greater emphasis on the concept of risk.
Specifically, all management system standards issued by ISO include the following:
- The structure consists of 10 key points;
- Within each point, it consists of several paragraphs and contents, in which all standards are obligations
- If needed, individual standards may be added to specific requirement relating to their application.
HLS = High Level Structure of ISO version 2015:
- Scope
- Normative references
- Terms and definitions
- Organizational context
- Understanding the organization and its context
- Understand the needs and expectations of interested parties
- Determine the scope of the management system
- Management System
- Leadership
- Leadership and Commitment
- Policy
- The Organization’s Role, Responsibility and Authority
Plan (P)
- Planning
- Measures to address risks and opportunities
- Goals and planning to achieve them
Do (D)
- Support
- Resources
- Competency
- Awareness
- Communication
- Documented Information
- Operational (Operation)
- Operational planning and control
Check (C)
- Performance Evaluation
- Monitoring, measurement, analysis and evaluation
- Internal audit
Act (A)
- Continual Improvement
- Nonconformity and corrective action
- Continuous improvement
Summary of “Annex SL” The HLS (High Level Structure) of ISO version 2015 consists of the following six core points:
- Risk-based thinking: risk and opportunity analyses are applied to all normative requirements. Special requirements dedicated to “precautions” are incorporated into the planning stage.
- knowledge of the organization’s internal and external contexts, as well as the needs and expectations of the interested parties, lead to the direction of definition improvement of the management system application field. This also allows us to analyze and provide critical factors (internal and external) that can affect the organization’s ability to achieve desired results.
- Leadership: Top management must demonstrate leadership and commitment so that the implementation of the management system becomes integrated in the organization’s strategic management process.
- Planning: enables organization to realize the opportunities offered by referential context, analyzes the related risks, and prevents the negative impacts that may affect goal achievement.
- Documented information: Organization can choose the most appropriate way to prepare and maintain documentation related to the organization’s operation.
- Knowledge management: knowledge management and people skills become status requirements, as they are considered as qualifying elements to achieve organizational goals.
Thereby, that is the explanation about the ABSOLUTE REQUIREMENTS of Leadership, Plan, Do, Check and Action functions to control and improve the performance of the international management systems that are being implemented within the organization.
Best Regards for SUCCESS.
