Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan versi ISO 21001:2017(E)

Oleh: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt & Certified Management System Lead Specialist

APICS (www.apics.org) Certified Fellow in Production and Inventory Management (CFPIM) and Certified Supply Chain Professional (CSCP);
International Quality Federation (www.iqf.org) Six Sigma Master Black Belt (SSMBB);
ASQ (www.asq.org) Certified Manager of Quality/Organizational Excellence (CMQ/OE), Certified Quality Engineer (CQE), Certified Quality Auditor (CQA), Certified Six Sigma Black Belt (CSSBB), Certified Quality Improvement Associate (CQIA);
Registration Accreditation Board (www.exemplarglobal.org) Certified Management System Lead Specialist (CMSLS).
Senior Member of American Society for Quality (Member #: 00749775), International Member of American Production and Inventory Control Society (Member #: 1023620), and Senior Member of Institute of Industrial and Systems Engineers (Member #: 880194630).

Selama ini bagi manajemen organisasi pendidikan yang ingin memperoleh sertifikasi internasional dari ISO, maka yang dijadikan referensi adalah Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001. Kesulitan ketika organisasi pendidikan mengacu pada ISO 9001 adalah manajemen organisasi pendidikan itu harus menyesuaikan melalui beberapa modifikasi karena sesungguhnya Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001 itu lebih banyak berkaitan dengan organisasi bisnis dan industri baik industri manufaktur maupun jasa.

Menghadapi kebutuhan organisasi pendidikan yang spesifik serta memiliki sistem manajemen yang berbeda dengan organisasi bisnis dan industri, maka lembaga ISO sejak 2013 mulai mempertimbangkan untuk menyusun Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan yang telah disetujui untuk secara resmi dipublikasikan pada akhir tahun 2017 atau awal tahun 2018. ISO telah menerbitkan dengan nama ISO 21001:2017(E) — Educational organizations — Management systems for educational organizations — Requirements with guidance for use.

Sekilas tentang Lembaga ISO

ISO adalah International Organization for Standardization yang berkantor di Geneva, Switzerland. ISO memiliki anggota sebanyak 165 negara, merupakan organisasi nomor dua terbesar di dunia setelah PBB (Perserikatan Bangsa-bangsa) yang beranggotakan 193 negara di dunia. ISO didirikan pada 23 Februari 1947, merupakan organisasi independen –non pemerintah yang mempromosikan hak paten di seluruh dunia terutama berkaitan dengan standar-standar industri dan bisnis komersial. Sampai sekarang ISO telah menerbitkan sekitar 21.350 standar internasional dengan rata-rata setiap bulan dikeluarkan 100 standar baru. ISO bekerja menggunakan Technical Committee dan pada saat sekarang ada 238 Technical Committee (TC/ISO) yang terdiri lebih dari 100.000 tenaga ahli di seluruh dunia.

ISO 21001:2017 tentang Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan disusun oleh ISO Technical Committee 288 yang terdiri dari 93 orang tenaga ahli dari berbagai sektor pendidikan yang berasal dari 32 negara yang memiliki badan standardisasi nasional.

Informasi lebih lanjut tentang ISO bisa dilihat di website berikut:
https://www.iso.org/home.html

ISO 21001:2017(E)

Ruang lingkup dari ISO 21001:2017 dapat diterapkan pada semua organisasi Pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan mulai dari PAUD (Pendidikan Anak Usia Dini) sampai Post-Doctoral, termasuk Pendidikan Vokasi dan Pelatihan, dan pendidikan jarak jauh (distance learning).

ISO 21001:2017 mengadopsi High Level Structure seperti ISO 9001:2015 yaitu sistem manajemen yang disusun berdasarkan 10 klausul berikut.

High Level Structure

Scope
Normative references
Terms and definitions
Context of the organization
Leadership
Planning
Support
Operation
Performance evaluation
Improvement

Manfaat aplikasi ISO 21001:2017 terutama untuk (1) Peserta didik (Learners), (2) Semua jenis organisasi pendidikan (publik, swasta, swasembada, nirlaba), dan (3) Pihak dan pemangku kepentingan yang berminat (guru, orang tua, pemerintah, LSM, serikat pekerja, dll). ISO 21001 memberikan panduan untuk menyusun system manajemen terintegrasi yang komprehensif berdasarkan praktek-praktek SUCCESS yang tersedia untuk semua organisasi pendidikan di seluruh dunia.

Di samping itu beberapa hal berikut akan diperoleh ketika manajemen organisasi Pendidikan mengadopsi dan menerapkan ISO 21001:2017(E ), yaitu:

Menyelaraskan tujuan dan kegiatan yang lebih baik dengan kebijakan organisasi pendidikan;
Meningkatkan tanggung jawab sosial melalui menyediakan pendidikan berkualitas yang inklusif dan merata untuk semua mengikuti standar internasional;
Pembelajaran yang lebih personal dan respon yang efektif terhadap semua peserta didik dan khususnya pelajar dengan kebutuhan pendidikan khusus dan pelajar jarak jauh;
Memiliki proses dan alat evaluasi yang konsisten untuk menunjukkan kepedulian manajemen dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendidikan;
Meningkatkan kredibilitas organisasi;
Menjadikan sarana yang memungkinkan organisasi pendidikan untuk menunjukkan komitmen mereka terhadap praktek manajemen kualitas yang efektif;
Membudayakan untuk peningkatan/perbaikan organisasi pendidikan terus-menerus;
Mengharmonisasikan standar regional, nasional, dan standar lain yang ada di dalam suatu kerangka kerja standar internasional;
Memperluas partisipasi berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders); dan
Menstimulasikan praktek-praktek keunggulan dan inovasi dalam sektor Pendidikan.

Model Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan ISO 21001:2017

Model system manajemen ISO 21001:2017 ditunjukan dalam Bagan 2 terlampir, sedangkan berbagai pihak yang berkepentingan dengan ISO 21001:2017 ini ditunjukan dalam Bagan 3 terlampir.

Struktur Lengkap ISO 21001:2017 adalah sebagai berikut:

Introduction

Introduction
1. General
2. Relevance
3. Relationship between ISO 21001 and other ISO Standards
4. Principles for a Management System for Educational Organizations
5. Process Approach
  1. General
  2. Plan-Do-Check-Act Cycle
  3. Risk-based thinking
6. Organization Mission, Vision and Strategy
Scope
Normative references
Terms and definitions
Context of the Organization
1. Understanding the organization and its context
2. Understanding the needs and expectations of interested parties
3. Determining the scope of EOMS (Educational Organization Management
  System)
4. The EOMS and its processes
Leadership
1. Leadership and commitment
  1. General
  2. Focus on Learners and Other Beneficiaries
2. Policy
  1. Developing the organization’s policy
  2. Communicating the organization’s policy
3. Organization roles, responsibilities and authorities
Planning
1. Actions to address risks and opportunities
2. Educational organization’s objectives and planning to achieve them
3. Planning of changes
Support
1. Resources
  1. General
  2. Human Resources
  3. Facilities
  4. Environment for the operation of educational processes
  5. Monitoring and measuring resources
  6. Organizational knowledge
2. Competence
3. Awareness
4. Communication
  1. General
  2. Communication purposes
  3. Communication arrangements
5. Documented information
  1. General
  2. Creating and updating
  3. Control of documented information
Operation
1. Operational Planning and Control
2. Requirements for Products and Services
  1. Determination of requirements for products and services
  2. Changes to requirements for products and services
3. Design and Development of Products and Services
  1. General
  2. Design and development planning
  3. Design and development inputs
  4. Design and development controls
  5. Review of the requirements for products and services
  6. Design and development outputs
  7. Design and development changes
4. Implementation
  1. Preparing for service provision
  2. Release of products and services
  3. Control of changes
5. Service Provision
  1. General
  2. Admission of learners
  3. Delivery of programmes
  4. Summative assessment
  5. Recognition of assessed learning
6. Control of Externally Provided Processes, Products and Services
  1. General
  2. Type and Extent of Control of External Provision
  3. Information for External Providers
7. Traceability and Preservation
  1. Traceability
  2. Preservation
8. Protection and Transparency of Learners’ Data
9. Property Belonging to Interested Parties
Performance Evaluation
1. Monitoring, Measurement, Analysis and Evaluation
  1. General
  2. Satisfaction of learners, other beneficiaries and staff
  3. Analysis and evaluation
  4. Monitoring and measuring needs
  5. Methods for monitoring, measurement, analysis and evaluation
2. Internal Audit
3. Management Review
  1. General
  2. Management review inputs
  3. Management review outputs
Improvement
1. General
2. Nonconformity and Corrective Action
3. Continual Improvement

Annex A (normative) Additional Requirements for Special Needs Education
1. General
2. Additional Requirements to Clauses
  1. Additional requirements to 5.1.1 Leadership and commitment—general
  2. Additional requirements to 7.2 Competence
  3. Additional note to 8.2.1 Determination of requirements for products and services
  4. Additional requirements to 8.5.3 Delivery of programmes
  5. Additional requirements to 9.1.5 Methods for monitoring measurement,
    analysis and evaluation
Annex B (normative) Additional Requirements for Research
1. Introduction
2. Examples of Research Involvement of Educational Organization Interested
  Parties
3. Provision of Research Principles and Guidelines
4. Provision of Information Regarding Research Processes
5. Training and Consultation
Annex C (normative) Additional Requirements for Early Childhood Education
1. General
2. Facilities
3. Competence
4. Communication
5. Individual Learning Plans
6. Reception and Delivery of the Child
  1. Reception of the child
  2. Delivery of the child
7. Hygiene Care
8. Care in Situation of Illness or Accident
9. Pedagogical-Playful Materials, Equipment and Spaces
Annex D (informative) Principles for a Management System for Educational Organizations (EOMS)
1. A Focus on the Needs of Learners and Other Beneficiaries
2. Learning-Centeredness
3. Visionary Leadership
4. Engagement of People
5. Process Approach
6. Improvement
7. Evidence-Based Decisions
8. Relationship Management
9. Social Responsibility
10. Accessibility and Equity
11. Ethical Conduct in Education
12. Data Security & Protection
13. Holistic Approach
14. Adaptability
15. Extensibility
Annex E (informative) Classification of Interested Parties
1. Interested Parties for an EOMS
Annex F (informative) Guidelines for Communication with Interested Parties
1. Levels of Engagement
2. Methods of Engagement & Communications
  1. Communications for the purpose of obtaining the position, opinion or consent of interested parties
  2. Communications for the purpose of conveying relevant, accurate and timely information to interested parties
3. Frequency of Communication with Interested Parties
4. Receipt and Handling Feedback from Interested Parties
5. Review of Impact of Feedback from Interested Parties on the Management
  System
Annex G (informative) Processes, Procedures, Methods and Tools in Educational Organizations
1. Processes
2. Measures
3. Tools

Bibliography

Berbagai standar kelas dunia telah disusun dan tersebar luas, hanya membutuhkan KOMITMEN dari manajemen organisasi pendidikan untuk mengadopsi dan menerapkan praktek-praktek terbaik sesuai standar internasional agar menjadikan organisasi pendidikan berkelas dunia dalam rangka meningkatkan daya saing lulusan dari organisasi pendidikan itu di pasar tenaga kerja global. Literasi abad ke-21 dalam bidang pendidikan adalah Berpikir Global dan Bertindak Lokal (Think Globally, Act
Locally—Glocality).

References:

ISO. 2017., ISO 21001:2017(E): Educational organizations — Management systems for educational organizations — Requirements with guidance for use, Geneva, Switzerland.
https://www.iso.org/home.html
Knowledge Innovation Centre: www.knowledgeinnovation.eu