Oleh: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt

Pada tulisan-tulisan saya sebelumnya telah diperkenalkan penggunaan PDCA (Plan – Do – Check -Act) berbentuk flowchart (lihat Bagan 1 terlampir), di mana kita HANYA mempunyai 2 jalur, yaitu: (1) Jalur SUCCESS (apabila pada Check: Actual >= Target), dan (2) Jalur GAGAL (apabila pada Check: Actual < Target). Jika kita melewati Jalur SUCCESS, maka akan ada STANDARD (Act to Standardize) dapat berupa penulisan SOPs (Standard Operating Procedures) bagi organisasi atau meningkatkan KARAKTER SUCCESS bagi diri kita secara pribadi. Jika kita menghadapi ke-GAGAL-an (pada Check: Actual < Target), maka SEGERA melakukan Problem Solving menggunakan akronim “GAGAL” melalui memeriksa kembali penyimpangan ketika melakukan Plan (P) dan/atau Do (D) Karena PASTI ada Key SUCCESS Factors (KSFs) yang dilupakan pada saat melakukan Plan (P) dan/ atau tidak memasukkan semua KSFs ke dalam Action Plan (5W-2H) ketika melakukan Do (D), dan/atau kita tidak mengikuti atau menerapkan Action Plan (5W-2H) secara KONSISTEN ketika melakukan DO (D).

Praktek-praktek di atas disebut sebagai Standardisasi mengikuti PDCA Approach secara BENAR dan KONSISTEN, sehingga SUCCESS (pada Check: Actual >= Target) BUKAN terjadi secara kebetulan TETAPI SUCCESS memang TELAH didesain dan diterapkan sejak awal secara benar dan konsisten.

Berkaitan dengan istilah STANDARDISASI ini, maka saya akan memperkenalkan bagaimana mekanisme PDCA (Plan – Do – Check – Act) itu akan diikuti oleh SDCA (Standardize – Do – Check – Act) dan seterusnya kedua pendekatan PDCA dan SDCA ini yang akan dikendalikan oleh kita menuju SUCCESS masa depan.

Bagan Kedua (Terlampir) tentang PDCA – SDCA Cycle TELAH saya modifikasikan dengan menambah Karakter Diri Pemenang berlandaskan pada 7-Habits of Highly Effective People dari Stephen Covey (diperkenalkan pada 1989), True – North Leadership dari Bill George (2007), dan pengalaman PRAKTEK pribadi sehingga pada akhir tulisan ini akan tampak 11 KOMITMEN yang selalu dipraktekkan oleh seorang PEMENANG. Dalam bagan kedua itu saya HANYA menampilkan 3 Habits No. 1, #2, dan #3 dari Stephen Covey (akan saya bahas kemudian) KARENA itu adalah KUNCI menjadi seorang PEMENANG (Private Victory), sedangkan Habits #4, #5, dan #6 adalah untuk memenangkan orang lain/lingkungan/publik (Public Victory), sedangkan Habit #7 adalah belajar terus-menerus untuk perbaikan dalam hal Problem Solving dan/atau Continual Improvement (Gradual/Incremental or Rapid/Breakthrough).

Jika kita TELAH membekali diri kita dengan KARAKTER PEMENANG (100% merupakan tanggung jawab pribadi), kemudian kita mempraktekkan PDCA/SDCA terus-menerus, maka diharapkan akan meningkatkan REPUTASI kita (100% berasal dari penilaian orang lain/lingkungan terhadap diri kita). Dengan demikian landasan SUCCESS akan menjadi KOKOH: yaitu: KARAKTER dan REPUTASI.

Perhatikan Bagan 2 (terlampir): kita akan memulai merencanakan perbaikan melalui implementasi tahap P (Plan) dalam siklus PDCA. Pilihan apakah perbaikan secara GRADUAL/SMALL IMPROVEMENT atau RAPID/BREAKTHROUGH IMPROVEMENT akan tergantung pada situasi dan kondisi kita. Bagi saya pribadi yang SADAR DIRI telah tertinggal daripada mereka yang memperoleh kesempatan belajar dan praktek secara professional di negara-negara maju, PASTI akan terus-menerus tertinggal jika masih memilih GRADUAL/SMALL IMPROVEMENT. Dengan demikian saya SELALU berusaha untuk melakukan RAPID/BREAKTHROUGH IMPROVEMENT kepada diri pribadi, sedangkan kepada TEAM (Together Everyone Achieves More) akan bertoleransi memilih GRADUAL/SMALL IMPROVEMENT atau RAPID/BREAKTHROUGH IMPROVEMENT tergantung pada tingkat kematangan dari TEAM itu. Semakin matang dan ber-KOMPETEN TEAM itu tentu akan dipilih RAPID/BREAKTHROUGH IMPROVEMENT.

Selanjutnya setelah menetapkan SMARTERS Goal, memahami semua Key SUCCESS Factors (KSFs), memasukkan semua KSFs ke dalam Action Plan (5W-2H), dstnya, kita akan menjalankan PDCA Approach seperti telah di bahas dalam tulisan yang lalu.

Ketika kita mencapai SUCCESS pertama, maka seharusnya ada PRAKTEK STANDARD terhadap kebiasaan kita belajar dan/atau beraktivitas itu agar kita terbiasa dengan DISIPLIN beraktivitas menggunakan STANDARD. Orang-orang SUCCESS atau negara-negara maju SELALU menggunakan STANDARDS dalam beraktivitas.

Tentang STANDARDISASI ini MASIH merupakan tantangan utama bagi banyak orang di Indonesia, Karena BELUM menjadi HABITS apalagi menjadi KARAKTER. Kita telah terbiasa dengan berbagai “penyimpangan” terhadap STANDARD sehingga hasilnya dapat dilihat sendiri bahwa kita terus-menerus tertinggal dari orang-orang lain di negara-negara maju.

Sebagai kasus sederhana TETAPI telah dianggap hal yang biasa di Indonesia sehingga TIDAK MAU diperbaiki adalah contoh sederhana berikut.

Saya setiap bulan selalu ke Surabaya menggunakan pesawat Batik Air dari Jakarta. Telah menjadi kebiasaan saya untuk melakukan web-check in. Boarding pass yang dihasilkan dari Web Check In adalah: Gate No. 6C di Terminal 1C Bandara Soekarno-Hatta. Ketika hari H ke terminal 1C saya melihat pada papan/layar televisi tercantum nama pesawat, nomor penerbangan, jadual keberangkatan menunjukkan tujuan Surabaya ada di Gate No. 7C. Untuk memastikan saya menanyakan kepada petugas Batik Air dan disebutkan bahwa Gate No. 7C (Gate No. 7 di Terminal 1C). Lalu saya menunggu di Gate No. 7C. Pada waktu mau berangkat (boarding) petugas Batik Air berteriak-teriak seperti di terminal bus: Surabaya 4C, yang tujuan Surabaya 4C, dst berulang-ulang, baru diumumkan oleh petugas secara resmi melalui pengeras suara bahwa penumpang tujuan Surabaya silakan naik pesawat melalui Gate No. 4C (Gate No. 4). Tampak sederhana TETAPI hal itu berulang-ulang selama lebih dari setahun dan sampai sekarangpun terus-menerus TIDAK ADA STANDARD yang jelas. Padahal pesawat, jadual keberangkatan, tujuan adalah sama sepanjang waktu. TENTU saja hal seperti ini TIDAK akan terjadi di negara maju seperti: Malaysia dan Singapore.

Berikut ini akan dibahas mengapa jika kita tidak terbiasa dengan STANDARD?, maka kita TIDAK akan mampu melakukan perbaikan secara CEPAT dibandingkan orang-orang yang telah SUCCESS.

Konsekuensinya kita akan FRUSTRASI atau PASRAH saja pada “NASIB” dan HANYA selalu mengucapkan kata-kata POTENSI bukan KOMPETENSI. Atau pernyataan: sayang sekali orang itu sesungguhnya ber-POTENSI hanya TIDAK memiliki KESEMPATAN. Ingat: Kesempatan diciptakan berdasarkan KOMPETENSI bukan ditunggu!!

Patut dicatat yang terpenting adalah KOMPETENSI bukan POTENSI, Karena KOMPETENSI mengikuti STANDARD itu yang akan berhasil mengubah POTENSI menjadi ACTUAL agar sesuai dengan SMARTERS Goal kita.

Setiap manusia memiliki POTENSI sebagai PEMENANG, Karena bukankah setiap orang yang lahir ke dunia adalah SUCCESS bagi sepasang suami-isteri di mana HANYA satu sel spermatozoa (dari jutaan sel spermatozoa) dari seorang suami yang berhasil membuahi satu sel telur dari seorang isteri? TETAPI mengapa POTENSI Pemenang itu TIDAK BISA diubah menjadi AKTUALISASI DIRI? Semata-mata Karena TIDAK ADA KOMPETENSI dari KARAKTER seorang PEMENANG!

Stephen Covey secara sangat sederhana HANYA mengungkapkan tiga kebiasaan yang HARUS diterapkan agar memenangkan diri pribadi (Private Victory) yang akan dibahas secara singkat berikut.

Kata PROAKTIF berkaitan dengan bagaimana kita merespons sesuatu yang terjadi dan hal ini berarti kita bersedia mengambil tanggung jawab yang terdiri dua hal utama yaitu: tanggapan (response) dan kemampuan (ability), sehingga orang yang bertanggung jawab adalah orang yang memiliki ATTITUDE, HABIT, dan KARAKTER PROAKTIF.
Catatan: Responsibility = Response + Ability.
Yang menjadi MASALAH adalah banyak orang yang TIDAK SADAR DIRI bahwa mereka TIDAK KOMPETEN, sehingga MAU atau RELA meningkatkan KOMPETENSI mereka agar memiliki ABILITY untuk menanggapi (RESPONSE) terhadap segala sesuatu yang terjadi. Konsekuensi dari ke-TIDAK SADAR-an DIRI bahwa kita TIDAK BERKOMPETEN (merasa diri bisa TETAPI sesungguhnya TIDAK bisa), maka tidak ada upaya untuk belajar terus-menerus agar meningkatkan KOMPETENSI. Karena kita TIDAK mau PROAKTIF, maka kita PASTI akan memiliki kebiasaan dan karakter REAKTIF, yaitu: SELALU menyalahkan orang lain dan lingkungan atas hambatan-hambatan atau masalah yang dihadapi. Akan menjadi BERBAHAYA jika REAKTIF ini telah menjadi KARAKTER dan selalu mengemukakan alasan pembenaran untuk TIDAK MAU menyalahkan diri sendiri. Karakter REAKTIF adalah kebiasaan pertama dari PECUNDANG, sedangkan Karakter PROAKTIF adalah kebiasaan pertama dari PEMENANG!

Di antara STIMULUS dan RESPONSE, kita memiliki POWER untuk BEBAS memilih tanggapan kita, dan hal ini merupakan kunci untuk SUCCESS. Dalam hal ini kita perlu memahami factor 5C untuk SUCCESS adalah: C1 = CHANGE, C2 = CHALLENGE, C3 = CHANCE, C4 = CHOICE, dan ke-4C ini ditopang oleh COMMITMENT seperti ditunjukkan dalam Bagan 3 terlampir. Saya akan membahas secara sekilas tentang factor 5C ini (lihat Bagan No. 3 terlampir):

• C1 = CHANGE. Perubahan (Change) di mulai dari dalam diri kita dan orang-orang SUCCESS membuat KEPUTUSAN untuk meningkatkan kehidupan mereka melalui hal-hal utama yang mereka DAPAT mempengaruhi dan BUKAN sekedar bereaksi (REAKTIF) secara sederhana terhadap hambatan-hambatan dari orang lain atau lingkungan luar diri. NILAI terpenting bagi orang ber-KARAKTER SUCCESS adalah meningkatkan KEMAMPUAN (ABILITY) mereka untuk memberikan tanggapan (RESPONSE) yang TEPAT agar mengatasi hambatan-hambatan yang datang dari luar diri mereka (orang lain dan lingkungan), sehingga PROAKTIF hanya terjadi pada mereka yang memiliki TANGGUNG JAWAB (RESPONSE + ABILITY = RESPONSIBILITY). Sedangkan orang-orang REAKTIF sibuk untuk menyalahkan orang lain dan lingkungan atas ke-GAGAL-an mereka.
• C2 = CHALLENGE. Ini merupakan TANTANGAN utama untuk mengubah MINDSET, ATTITUDE, HABITS, dan CHARACTER dari REAKTIF menjadi PROAKTIF. Banyak orang TIDAK MAMPU atau TIDAK RELA berubah, dan mereka TELAH memutuskan untuk menjadi PECUNDANG (sadar atau tidak sadar). Bagi orang-orang yang ingin menjadi PEMENANG, maka tahapan C2 = CHALLENGE ini akan dilewati untuk perubahan menjadi manusia PROAKTIF agar MAMPU mencapai tahapan SUCCESS selanjutnya.
• C3 = CHANCE. Kesempatan (CHANCE) HANYA terbuka bagi orang-orang PROAKTIF sedangkan bagi mereka yang REAKTIF hampir TIDAK ADA kesempatan sama sekali (peluang untuk memperoleh kesempatan sangat KECIL). Saya pribadi menggunakan analisis SWOT (Strengths-Weaknesses bersumber dari dalam diri vs. Opportunities—Threats dari luar diri/orang lain dan lingkungan) untuk menciptakan banyak kesempatan melalui formula VG: O = S / (W x T), artinya jika VG ingin menciptakan banyak kesempatan (O = Opportunities), maka ia HARUS belajar terus-menerus (suka atau tidak suka) untuk menghilangkan/mengurangi kelemahan-kelemahan (Weaknesses) yang bersumber dari dalam diri, sekaligus strategi ini akan meningkatkan kekuatan-kekuatan (S = Strengths) dalam diri dan mengurangi ancaman-ancaman (T = Threats) dari luar diri.

  Dengan demikian akan tercipta banyak kesempatan-kesempatan (O = Opportunities), melalui 3 cara sesuai formula O = S / (W x T), yaitu: (1) Menghilangkan/mengurangi kelemahan-kelemahan yang ada dalam diri (W = Weaknesses), (2) Meningkatkan kekuatan-kekuatan (S = Strengths) atau kemampuan (ABILITY) Karena kelemahan TELAH hilang/berkurang, (3) menanggapi atau memberikan tanggapan (RESPONSE) yang TEPAT terhadap ancaman atau hambatan (Threats) yang berasal dari luar diri. Dengan demikian VG akan memiliki RESPONSIBILITY (Response + Ability) untuk menanggapi setiap hambatan yang berasal dari luar diri (orang lain dan lingkungan). Dengan kata lain VG Memiliki kemampuan (ABILITY) untuk memberikan tanggapan (RESPONSE) yang tepat dalam mengatasi berbagai hambatan/ancaman dari luar diri (orang lain dan lingkungan). INGAT: Kesempatan HARUS diciptakan BUKAN hanya ditunggu saja. Pernyataan berikut sangat menarik untuk dibaca: Opportunity is NOWHERE (Kesempatan TIDAK ADA di mana-mana, bagi orang-orang REAKTIF) vs. Opportunity is NOW HERE (Kesempatan ADA di sini sekarang, bagi orang PROAKTIF).

• C4 = CHOICE. Jika kita memiliki banyak kesempatan (C3 = CHANCE atau O = Opportunities) baru kita memiliki pilihan-pilihan, dan kita bisa memilih pilihan TERBAIK dari semua pilihan-pilihan yang baik. Ketika kita TELAH memiliki POWER untuk melakukan berbagai pilihan terbaik dari pilihan-pilihan yang ada, maka kita TELAH berhak SUCCESS mengatur diri sendiri sesuai SMARTERS Goal kita. PECUNDANG PASTI tidak memiliki pilihan-pilihan Karena pilihan yang ada terbatas juga pilihan itu JELEK/BURUK. Akhirnya PECUNDANG hanya mengeluh dan menyalahkan orang lain dan lingkungan atas ke-TIDAK MAMPU-an mereka.
• C5 = COMMITMENT. SUCCESS adalah KOMITMEN untuk maju terus-menerus melakukan C1, C2, C3, dan C4 di atas.

• Visi pribadi VG adalah: UANG (Usaha Agar Nama Gemilang), merupakan SMARTERS Goal dari VG selama hidup di dunia berdasarkan prinsip-prinsip “True-North” yang akan menjadi pedoman hidup sehari-hari. Orang-orang SUCCESS selalu berpikir jangka panjang (5, 10, 25 tahun, dst), kemudian menetapkan SMARTERS Goal yang STRATEGIK menggunakan metode mereka masing-masing. Khusus VG SELALU menggunakan metode PDCA (Plan, Do, Check, Act) yang TELAH terbukti SUCCESS. Untuk STANDARDISASI, maka dipergunakan: SDCA (Standardize, Do, Check, Act).

• Jika kita telah terbiasa menggunakan Habit No. 1 (Proaktif) dan Habit No. 2 (Berpikir Strategik Jangka Panjang), baru kita akan memiliki kerangka kerja (framework) untuk mem-PRIORITAS-kan aktivitas-aktivitas kita, mana yang: (1) PENTING dan TIDAK MENDESAK (FOCUS disini), (2) PENTING dan MENDESAK (CEPAT selesaikan agar TIDAK memberikan dampak negatif), (3) Mengabaikan hal-hal yang TIDAK PENTING.

Ringkasan PEMENANG Versi Vincent Gaspersz:

Dari uraian di atas, maka kita bisa mencirikan KARAKTER seorang PEMENANG (winner) sejak awal, yaitu:

1. Memiliki KOMITMEN untuk menjadi seorang PEMENANG yang SUCCESS, melalui aplikasi item-item berikut.
2. KOMITMEN untuk berubah dari REAKTIF menjadi PROAKTIF melalui belajar meningkatkan kemampuan (ABILITY) agar mampu mengatasi tantangan yang berasal dari luar diri (orang lain dan lingkungan) melalui memberikan tanggapan (RESPONSE) yang TEPAT. Pemenang memiliki tanggung jawab (RESPONSIBILITY = RESPONSE + ABILITY) untuk SUCCESS, Jika menghadapi MASALAH, maka seorang pemenang akan bertanya: Mengapa Aku Salah?, Lalu berusaha memperbaiki kesalahan-kesalahan yang telah dilakukan. Masalah dapat terjadi Karena RESPONSE yang TIDAK TEPAT, Misalnya: Masalah yang bersumber dari dalam diri (controllable factors) Karena menyimpang dari Standar Key SUCCESS Factors (KSFs). Masalah yang bersumber dari luar diri (uncontrollable BUT predictable factors) Karena TIDAK melakukan ANTISIPASI terlebih dahulu akan faktor-faktor penyebab ini. Masalah yang bersumber dari luar diri yang tidak diketahui sebelumnya (uncontrollable AND unpredictable factors) Karena TIDAK ber-DOA (Depend On Allah) memohon keterlibatan Tuhan sejak awal untuk mengatur hidup kita mencapai SUCCESS,
3. KOMITMEN untuk disiplin memulai berpikir STRATEGIK jangka panjang (3, 5, 10, 25 tahun, dst), kemudian dari Strategic Goals itu di turunkan menjadi Tactical Goals (jangka waktu 1 tahun) dan dikerjakan setiap hari/mingguan/bulanan pada Operational Goals and Activities. Dengan demikian pencapaian Operational Goals akan mendukung Tactical Goals yang secara otomatis akan mendukung pula Strategic Goals di masa yang akan datang.
4. KOMITMEN untuk HANYA berfokus pada hal-hal utama yang PENTING dan TIDAK MENDESAK. Sekitar 90% dari waktu PEMENANG akan dilakukan pada aktivitas-aktivitas PARETO (20% Aktivitas Utama yang berkontribusi pada 80% pencapaian STRATEGIC GOALS), sedangkan sisanya 10% untuk mengatasi hal-hal utama yang TELAH mendesak (Hal-hal PENTING dan MENDESAK). Mereka MAMPU memilah hal-hal TIDAK PENTING dan TELAH mengabaikan atau menyingkirkan sejak awal atau mendelegasikan kepada orang lain untuk mengurusnya.
5. KOMITMEN untuk bekerja sama yang menguntungkan orang lain/lingkungan (Win – Win, seringkali untuk keperluan STRATEGIK pemenang RELA rugi terlebih dahulu untuk meraih kesempatan yang lebih besar).
6. KOMITMEN untuk SELALU memenuhi kebutuhan orang lain/lingkungan melalui memahami kebutuhan orang lain/lingkungan terlebih dahulu baru meminta orang lain/lingkungan memahami mereka kemudian. Ini adalah prinsip Total Quality Person (TQP), yaitu berusaha untuk memuaskan orang lain sebagai CUSTOMER.
7. KOMITMEN untuk bekerja sama dalam TEAM (Together Everyone Achieves More) agar terjadi sinergi (1 + 1 lebih besar dari 2, mungkin 10, 20, dst).
8. KOMITMEN untuk berubah dan melakukan perbaikan terus-menerus dalam hal keterampilan Problem Solving, Continual Improvement (Gradual Improvement: Kaizen/Small Group Activities—SGAs maupun Rapid Improvement: Kaizen Blitz/Kaizen Event/Benchmarking/Lean Six Sigma, dll).
9. KOMITMEN untuk BERANI menghadapi tantangan (BERANI GAGAL) dengan membekali terus-menerus kemampuan (ABILITY) agar dapat mengatasi tantangan itu secara TEPAT melalui memberikan tanggapan (RESPONSE) yang benar. Ingat: RESPONSIBILITY = RESPONSE + ABILITY. Tidak ada istilah Menyerah atau PUTUS ASA bagi seorang pemenang untuk maju mencapai SUCCESS.
10. KOMITMEN untuk SELALU menciptakan kesempatan-kesempatan, melalui: (1) menghilangkan/mengurangi kelemahan-kelemahan dalam diri, (2) meningkatkan kemampuan (ABILITY) dalam diri, (3) memberikan RESPONSE yang TEPAT terhadap semua tantangan/ancaman dari luar diri melalui ke-MAMPU-an (ABILITY) yang TELAH meningkat terus-menerus itu. Ingat: Formula VG: O = S / (W x T), di mana: O = Opportunities, S = Strengths, W = Weaknesses, T = Threats.
11. KOMITMEN untuk SELALU menikmati HASIL melalui memilih pilihan-pilihan terbaik dari berbagai pilihan baik yang ada. Kriteria pemilihan pilihan-pilihan terbaik itu berdasarkan kriteria SUCCESS 6K: (1) K1 = Kuliah, (2) K2 = Karier sebagai Profesional, (3) K3 = Keluarga, (4) K4 = Keuangan, (5) K5 = Kematian TANPA PENYESALAN seperti tidak meninggalkan hutang/beban kepada isteri/anak/cucu, dll, dan (6) K6 = Kehidupan Abadi di Sorga Karena telah ber-IMAN (Ikhlas Menjadikan Allah Nakhoda), selalu menerapkan KASIH (Kehendak Allah Selalu Isi Hati), dan terus-menerus memperbesar HATI (Harmonisasi Antara Tindakan dan IMAN). KOMITMEN No. 11 ini sangat PENTING agar meningkatkan POSITIVE REINFORCEMENT (Penguatan Positif) terhadap KARAKTER SUCCESS kita, sehingga kita TIDAK PERLU mengharapkan pengakuan dan penghargaan (Reward & Recognition) dari orang lain/lingkungan. Jika orang lain/lingkungan memberikan Reward & Recognition, maka kita menerima dengan rasa bersyukur, TETAPI kinerja (performance) kita TIDAK ditentukan oleh Reward & Recognition dari orang lain/lingkungan. Menghargai dan mengakui DIRI sendiri untuk terus-menerus berprestasi menjadi pemenang (SUCCESS) jauh lebih penting daripada hal-hal lain termasuk reward & recognition dari luar diri (orang lain dan lingkungan).

Jika 11K (KOMITMEN) di atas TELAH ada dalam diri seorang PEMENANG, maka kita yang telah bertekad untuk SUCCESS akan mengendalikan PDCA-SDCA (Plan-Do-Check-Act/Standardize-Do–Check–Act) dalam setiap langkah kehidupan kita menuju SUCCESS 6K tersebut di atas.

Tulisan mendatang akan membahas tentang penggunaan PDCA/SDCA agar SUCCESS dalam Karier (SUCCESS K2 = Karier) dan SUCCESS mencapai kebebasan finansial (SUCCESS K4 = Keuangan).

Salam SUCCESS.