-
Bahasa Indonesia
-
English
Anda yang telah dan sedang memilih karier sebagai pekerja profesional (karyawan, supervisor, manajer, direktur, dll) BISA merenung sejenak termasuk kategori yang mana: Leaving Office On Time (Pulang Tepat Waktu) or Leaving Office Late (Pulang Lebih Lambat)? Ketika saya masih bekerja sebagai professional manager saya selalu datang pagi-pagi yaitu jam 06:30 dan pulang tepat waktu 16:30 (Leaving Office On Time) dan aneh hal itu jika di Indonesia dianggap sebagai tidak loyal kepada perusahaan, dll. Banyak orang agar disebut loyal untuk perusahaan sering datang tepat waktu Jam 08:30 (kadang-kadang terlambat) yang PENTING HARUS menunggu pulang di atas Jam 16:30 (ada yang pulang 17:30; 18:00, 19:00, 20:00 atau 21:00) baru pulang ke rumah. Kita berbeda persepsi rupanya antara Kerja TIDAK EFEKTIF (Ineffective Work) vs. Kerja Keras (Hard Work) vs. Kerja Cerdas (SMART Work).
Catatan: Office Hour = 08:30 – 16:30!
Beberapa hal berikut yang menyebabkan seseorang bekerja TIDAK efektif sehingga sampai jam kantor selesaipun pekerjaannya belum siap (Asumsi jam kerja: 8:30 – 16:30).
- Tidak memiliki rencana kerja bulanan/mingguan/harian. Kita seharusnya bekerja menggunakan pendekatan SMART Work, yaitu: Specific, Measurable, Achievable, Result-oriented, Timely (Time-bound).
- Salah dalam menggunakan waktu. Selama tujuh tahun saya bekerja sebagai team leader (manajer) saya selalu memanfaatkan waktu pagi hari bekerja mulai jam 7 – 11 ternyata JAUH lebih produktif daripada jam-jam lain. Hal ini dapat dilihat melalui bagan terlampir di mana Level of Energy KONSISTEN pada tingkat tertinggi (80 – 100%) antara Jam 7 – 11 dibandingkan jam-jam lain. Selama bertahun-tahun saya bekerja semua pekerjaan harian SELALU selesai pada jam 11, selanjutnya SANTAI menunggu jam pulang dan TEPAT WAKTU jam 16:30 pulang ke rumah.
- Tidak melatih anak buah (tidak mendelegasikan wewenang). SMART di samping memiliki akronim di atas juga memiliki akronim: Smile, Manage, Analyze, Relax, Train. Artinya bekerja dengan hati gembira dan tersenyum (Smile), Mengelola pekerjaan berarti tahu langkah-langkah proses kerja sejak awal sampai selesai (Manage), menganalisis beban kerja dan pendelegasian wewenang (Analyze), tidak tegang (Relax), dan melatih anak buah atau bawahan kita (Train). Manfaat dari pelatihan kepada anak buah adalah untuk meningkatkan efektivitas pendelegasian wewenang. Sebagai misal, jika saya memiliki anak buah ada 5 orang bernama A, B, C, D, dan E. Kemudian saya telah mengetahui dan menganalisis pekerjaan itu (Manage & Analyze) dan membagi pekerjaan itu ke dalam lima bagian yang dapat didelegasikan kepada A, B, C, D, dan E. Setelah saya melatih mereka maka katakanlah bagian-bagian pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh A = 75%, B = 90%, C = 85%, D = 100%, dan E = 100%. Jika demikian maka tugas saya sebagai team leader (manajer) HANYA cukup melengkapi kekurangan pada A + B + C = 25% + 10% + 15% = 50%. Di sini saya HANYA bekerja 50% TETAPI telah memperoleh HASIL 500% dari kelima anak buah itu. Bayangkan kalau kita bekerja sendiri maka berapa beban kerja dan waktu yang harus digunakan?
- Seorang manajer (team leader) yang baik adalah juga HARUS sekaligus menjadi seorang Coach yang unggul. Sebaliknya manajer (team leader) yang TIDAK EFEKTIF maka dia akan bekerja sendiri sehingga anak buah tidak dilatih dan tidak diberikan pekerjaan (anak buah yang boss dan manajer menjadi kuli). Bahkan sering pulang ke rumah dengan setumpuk pekerjaan yang masih tersisa (sudah terlambat pulang ke rumah masih membawa pekerjaan kantor). SMART Work berarti kita menggunakan waktu orang lain (dalam hal ini anak buah/bawahan) untuk menyelesaikan tugas-tugas kita. Ini yang disebut strategi menggunakan OPT (Other People’s Time) untuk mencapai tujuan (menyelesaikan tugas dan tanggung jawab kita). Merupakan salah satu prinsip dasar dalam cara berpikir kewirausahaan yang efektif.
Silakan memilih strategi Ineffective Work (Asal Bekerja Saja), Hard Work (Hanya Berfokus pada Aktivitas Kerja BUKAN pada Produktivitas dan Kualitas Hasil) atau SMART Work (Berfokus pada Produktivitas dan Kualitas Hasil Kerja dengan Usaha-usaha Minimum)!
Salam SUCCESS.
Always Leave Office On Time
You, who have chosen and are choosing a career as a professional worker (employee, supervisor, manager, director, etc.), CAN muse for a moment, in which category are you: Leaving Office On Time or Leaving Office Late? When I was still working as a professional manager, I always arrived very early by 06:30 dan departed on time by 16:30 (Leaving Office On Time). Strangely, such thing in Indonesia is considered as disloyal to the company, etc. Many people, in order to be considered loyal to the company, often arrive in the office on time by 08:30 (sometimes little later) and MORE IMPORTANTLY MUST wait to leave the office beyond 16:30 (some leave by 17:30; 18:00, 19:00, 20:00, or 21:00) to go back home. We have different perception it turns out between Ineffective Work vs. Hard Work vs. SMART Work).
Note: Office Hour = 08:30 – 16:30!
The following things cause someone work ineffectively so that even until the end of office hour, his work has not been finished yet (assuming working hour: 8:30 – 16:30).
- Don’t have monthly/weekly/daily working plan. We should work using SMART Work approach, which is: Specific, Measurable, Achievable, Result-oriented, Timely (Time-bound).
- Incorrect in using time. For the seven years I worked as a team leader (manager), I always began to start working in the morning from 7am – 11am, which actually are MORE productive than the other hours. This can be seen through the attached picture, where the highest CONSISTENT Level of Energy (80 – 100%) is between 7am – 11am compared to other hours. For the years I was working, all my daily work were ALWAYS done by 11am, then just RELAXEDLY waited for the time to go home and went home ON TIME by 16:30.
- Don’t train subordinates (don’t delegate authority). SMART, besides having the above acronym, also has the acronym for: Smile, Manage, Analyze, Relax, Train. This means working happily with smile (Smile), managing work means understanding the steps of working process from the beginning to the end (Manage), analyzing workload and delegating authority (Analyze), not strained (Relax), and training our subordinates(Train). The benefir of training subordinates is to increase the effectiveness of authority delegation. For example, if I had 5 subordinates named: A, B, C, D, and E. Then I have understood and analyzed that work (Manage & Analyze) and shared that work into five delegable parts for A, B, C, D, and E. After I trained them, say, the parts that could be completed by A = 75%, B = 90%, C = 85%, D = 100%, and E = 100%. If so, then my subsequent task as a team leader (manager) would be ONLY to complete the rest of the works of A + B + C = 25% + 10% + 15% = 50%. Here I ONLY worked for 50%, BUT obtained the RESULT of 500% from all five subordinates. Imagine if we worked for ourselves, then how much would be the workload and the time that ought to be used?
- A good manager (team leader) MUST also be an excellent Coach. Conversely, INEFFECTIVE manager (team leader) would work alone so that his/her subordinates were not trained nor given work (subordinate is the boss and manager becomes coolie). The manager would often go home with a stack of leftover works (already gone home late and even brought the office’s workload). SMART Work means we use other people’s time (in this case, subordinate’s/employee’s) in order to complete our work. This is what is called the strategy to use OPT (Other People’s Time) in order to reach goals (completing our tasks and responsibilities). It is one of the main principles of effective entrepreneurial way of thinking.
It’s up to you to choose the strategy: Ineffective Work (Only Just Work), Hard Work (Only Focuses on Working Activity, NOT on Productivity and Resulting Quality) or SMART Work (Focuses on Productivity and Resulting Quality with Minimum Efforts)!
Best Regards for SUCCESS.
