-
Bahasa Indonesia
-
English
Oleh: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt
ASQ CMQ/OE, CQE, CQA, CSSBB
APICS CFPIM, CSCP
IQF Six Sigma Master Black Belt
RAB-QSA CMSP
Apa itu Manajemen?
Menurut Wikipedia (https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen) kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang baku dan diterima secara universal. Robbins and Coulter (2007) mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan Griffin (2006) mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan atau pengendalian sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan (hasil aktual sesuai dengan target), sementara efisien berarti bahwa tugas-tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, menggunakan sumber daya yang tepat dan sesuai dengan jadwal waktu. APICS Dictionary (14th Ed, 2013) mendefinisikan manajemen sebagai fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian proses-proses transformasi dan utilitasnya dalam memberikan barang dan/atau jasa kepada pelanggan.
Penulis yang merupakan seorang PRAKTISI (PRAKtek TIdak SulIt) berpengalaman lebih dari 25 tahun di dunia bisnis dan industri Indonesia sering menggunakan konsep Deming—PDCA (Plan-Do-Check-Act) sebagai landasan untuk implementasi manajemen ketika melakukan praktek training/workshop-led-consultancy. Berdasarkan konsep Deming—PDCA, maka manajemen terdiri dari fungsi-fungsi: Perencanaan, Pelaksanaan, Pemeriksaan, dan Penindakan untuk pembuatan keputusan pengendalian apakah akan melakukan tindakan korektif (solusi masalah) atau melakukan standardisasi praktek-praktek terbaik (best practices) untuk peningkatan terus-menerus dan inovasi. Menggunakan konsep Deming—PDCA, maka implementasi manajemen akan mengikuti Bagan 1.
Catatan dalam Bagan 1: 5W-2H = What, Why, Where, When, Who, How, How-much.
Bagan 1 Manajemen PDCA dalam Continual Improvement and Innovation
Tingkat-tingkat Manajemen (Management Levels)
Pada dasarnya terdapat tiga tingkat manajemen, yaitu: manajemen puncak (top management), manajemen menengah (middle management), dan manajemen bawah atau manajemen lini pertama (lower management or first line management).
Manajemen Puncak (Top Management)
Manajemen puncak terdiri dari dewan direksi, Chief Executive Officer (CEO) dan para direktur. Manajemen puncak merupakan sumber utama otoritas serta mengelola sasaran dan tujuan-tujuan strategic beserta kebijakan organisasi agar sesuai dengan Visi, Misi, dan Nilai-nilai organisasi. Manajemen puncak mencurahkan lebih banyak waktu pada perencanaan strategik atau pada saat ini lebih dikenal dengan perencanaan proakti dan koordinasi fungsi-fungsi dalam organisasi.
Untuk organisasi yang telah mengadopsi Total Quality Management (TQM), maka komitmen dari manajemen puncak ditunjukkan melalui berbagai tindakan keterlibatan berikut:
- Menetapkan visi dan kebijakan kualitas total perusahaan.
Catatan: kualitas total termasuk: PQCDSME = Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety/Service, Motivation/Morale, Environment.
- Menyetujui investasi keuangan berupa menyediakan anggaran untuk perbaikan kualitas total perusahaan.
- Terlibat secara aktif dalam dewan kualitas total atau memimpin langsung tim perbaikan kualitas total.
- Mengarahkan fungsi-fungsi yang terlibat dalam kualitas total perusahaan.
- Berpartisipasi dalam pelatihan perbaikan kualitas total perusahaan.
- Memberikan dukungan kepada tim perbaikan kualitas total perusahaan.
- Meninjau ulang praktek manajemen agar sesuai dengan visi, misi, nilai-nilai dan kebijakan kualitas total perusahaan.
- Menetapkan sistem penghargaan dan pengakuan atas keberhasilan perbaikan kualitas total perusahaan.
- Berbicara langsung dengan pelanggan untuk mengetahui kebutuhan pelanggan serta mempromosikan tentang upaya-upaya perbaikan kualitas total dari perusahaan.
- Memimpin perencanaan kualitas total dan mengaitkannya secara langsung dengan rencana-rencana strategik dari perusahaan.
- Menyetujui ide-ide perbaikan kualitas total yang disarankan oleh bawahan.
- Mengikuti pertemuan tim perbaikan kualitas total dan pertemuan yang berkaitan dengan perbaikan kualitas total dari divisi-divisi atau departemen-departemen dalam perusahaan.
- Selalu berbicara dalam “bahasa” kualitas total dan menerapkannya dalam perilaku sehari-hari.
- Selalu meningkatkan pengetahuan tentang manajemen kualitas total, melalui mengikuti seminar-seminar tentang kualitas total, atau bergabung dengan asosiasi kualitas total baik lokal, nasional, maupun internasional.
- Meluangkan waktu untuk membantu memberikan konsultasi tentang upaya-upaya perbaikan kualitas total kepada tim perbaikan kualitas total maupun anggota-anggota dari perusahaan.
Manajemen Menengah (Middle Management)
Manajer cabang dan manajer departemen merupakan manajer tingkat menengah (middle managers). Mereka bertanggung jawab kepada manajemen puncak untuk fungsi departemen mereka. Mereka mencurahkan lebih banyak waktu untuk mengarahkan fungsi organisasi. Dalam organisasi kecil, hanya ada satu lapisan tingkat menengah dari manajemen tetapi di perusahaan-perusahaan besar, biasa terdapat tingkat manajer senior dan manajer menengah.
Beberapa peran dari manajer menengah adalah:
- Mengeksekusi rencana organisasi sesuai dengan kebijakan dan pengarahan dari manajemen puncak (top management).
- Membuat rencana untuk divisi atau departemen dalam organisasi.
- Berpartisipasi dalam kerja sama tim (teamwork) dan melakukan pelatihan manajemen kepada tingkat yang lebih rendah seperti kepada manajemen bawah atau manajemen lini pertama dan kepada karyawan.
- Menafsirkan dan menjelaskan kebijakan-kebijakan strategik dari manajemen puncak (top management) ke tingkat yang lebih rendah.
- Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kegiatan dalam divisi atau departemen dalam organisasi.
- Memberikan laporan-laporan yang berisi informasi penting tentang pelaksanaan dan pengendalian divisi atau departemen kepada manajemen puncak (top management).
- Mengevaluasi kinerja manajemen yang lebih rendah seperti: manajer yunior atau supervisor).
- Bertanggung jawab untuk menginspirasi manajemen tingkat lebih rendah untuk meningkatkan kinerja menjadi lebih baik dalam program-program peningkatan kinerja terus-menerus (continual performance improvement).
Untuk organisasi yang telah mengadopsi Total Quality Management (TQM) maka peranan dari manajemen menengah akan sangat kritis, karena mereka harus mampu bekerja sama dalam tim-tim fungsional silang (cross-functional teams) yang melibatkan antar-fungsi dalam organisasi. Beberapa peranan spesifik manajemen menengah dalam organisasi yang telah mengadopsi Total Quality Management (TQM) dapat dikemukakan berikut ini.
- Berkonsentrasi untuk mengerjakan hal-hal penting yang terkait dengan kualitas total perusahaan sejak awal agar mampu membawa organisasi kepada Visi, Misi, Nilai-nilai, Sasaran dan Tujuan-tujuan Strategik seperti telah diarahkan oleh manajemen puncak (top management).
- Berkonsentrasi mengidentifikasi sumber-sumber daya apa yang dibutuhkan untuk peningkatan kualitas total perusahaan sehingga membawa organisasi menuju sasaran dan tujuan-tujuan strategik kualitas total yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak itu.
- Memotivasi manajemen tingkat lebih rendah dan karyawan agar tetap melaksanakan program-program peningkatan kinerja kualitas total terus-menerus secara terfokus.
- Mencegah sejak awal agar tidak melaksanakan hal-hal yang tidak relevan dan terkait langsung dengan kebijakan kualitas total perusahaan.
- Bekerja sama dengan divisi-divisi atau departemen-departemen lain dalam tim-tim fungsional silang (cross-functional teams) untuk melaksanakan program-program peningkatan kualitas total perusahaan.
- Melakukan pertemuan manajemen (management meeting) dan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada manajemen tingkat lebih rendah atau manajemen lini pertama.
- Memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang berkaitan dengan upaya-upaya pelaksanaan program-program peningkatan kualitas total perusahaan.
- Mewakili manajemen lebih rendah dan karyawan untuk berdiskusi dan berdialog dengan manajemen puncak sebagai bentuk pemberian saran-saran dari bawah ke atas (bottom-up approach).
- Melatih dan mengembangkan manajemen tingkat lebih rendah dan karyawan agar terus-menerus membangun dan mengembangkan organisasi agar sesuai dengan prinsip-prinsip Total Quality Organization.
- Dan lain-lain sesuai kebutuhan divisi-divisi atau departemen-departemen dalam rangka peningkatan kualitas total terus-menerus.
Manajemen Lebih Rendah atau Manajemen Lini Pertama
Manajemen lebih rendah (lower management) atau manajemen lini pertama (first-line management) sering disebut sebagai supervisor (pengawas), mandor, pemimpin tim (team leader) dan berbagai sebutan lainnya tergantung pada kebijakan struktur manajemen organisasi itu.
Untuk organisasi yang telah mengadopsi Total Quality Mangement (TQM), peranan dari manajemen lini pertama lebih banyak berkaitan dengan pelaksanaan dan pengawasan program-program peningkatan kualitas total perusahaan sehari-hari. Manjemen lini pertama sering terlibat dalam berbagai tim peningkatan kualitas total perusahaan, seperti: gugus-gugus kendali mutu (GKM), Aktivitas kelompok kecil (Small Group Activities), dan lain-lain.
Beberapa peran dari supervisor, mandor, pemimpin tim atau sebutan lainnya dalam manajemen lini pertama adalah:
- Membimbing dan mengawasi karyawan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas berkualitas total sehari-hari.
- Bertanggung jawab untuk kualitas total serta mencapai target-target kuantitas produksi tanpa cacat (zero defects oriented).
- Bertanggung jawab menjaga hubungan baik antara manajemen dan karyawan serta antar-karyawan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari dalam organisasi.
- Berkomunikasi dengan manajemen menengah (middle management) tentang masalah karyawan, saran-saran dari karyawan, pengakuan dan penghargaan (reward and recognition) kepada karyawan, dan hal-hal lain terkait dengan pelaksanaan dan pengawasan program-program peningkatan kualitas total sehari-hari.
- Membantu untuk memecahkan masalah yang dihadapi karyawan ketika melaksanakan program peningkatan kualitas total perusahaan.
- Memberikan pelatihan praktis dalam bentuk coaching yang sesuai kepada karyawan.
- Menyiapkan laporan secara berkala (harian, mingguan, dan bulanan) kepada manajemen menengah tentang informasi penting berkaitan dengan pencapaian kinerja kualitas total perusahaan.
- Menjamin bahwa berbagai peraturan dan disiplin dalam perusahaan dilaksanakan dan dipatuhi oleh semua karyawan dan dalam lingkup manajemen lini pertama itu.
- Memotivasi seluruh karyawan untuk terus-menerus meningkatkan kinerja agar memenuhi target-target perusahaan.
- Membangun reputasi dan citra perusahaan karena mereka berada dalam kontak langsung dengan karyawan dan pelanggan.
- Dan lain-lain sesuai kebutuhan dalam rangka peningkatan kualitas total terus-menerus setiap hari.
Berdasarkan prinsip-prinsip manajemen kualitas total (TQM), maka diperlukan beberapa keterampilan dasar manajemen berikut.
- Keterampilan Konseptual (Conceptional Skills)
Manajer-manajer, baik pada tingkat atas (top management), tingkat menengah (middle management), maupun tingkat pertama (first-line management), tentu saja dalam proporsi yang berbeda, harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi menuju organisasi berkualitas total (total quality organization). Gagasan atau ide serta konsep itu kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana tindakan (action plans) untuk mewujudkan gagasan atau konsep-konsep itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja atau rencana tindakan yang nyata itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan (planning). Proses perencanaan dalam manajemen kualitas total (TQM) pada umumnya menggunakan perencanaan proaktif (proactive planning). Dengan demikian keterampilan konsepsional yang harus dimiliki oleh manajemen juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja atau rencana tindakan (action plans). - Keterampilan Berhubungan dengan Orang Lain (Humanity Skills)
Selain kemampuan konsepsional, semua manajer dari tingkat atas sampai bawah, juga harus dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan (humanity skills). Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif dan bersahabat, maka akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah. - Keterampilan Teknikal (Technical Skills)
Keterampilan teknikal ini pada umumnya merupakan keharusan bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknikal ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu aktivitas tertentu guna memenuhi persyaratan kualitas total, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat laporan akuntansi, membuat laporan kinerja kualitas total, dan lain-lain. - Keterampilan Manajemen Waktu (Time Management Skills)
Keterampilan manajemen waktu berkaitan dengan kemampuan seorang manajer, baik pada tingkat atas sampai tingkat bawah untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana agar mencapai target-target manajemen kualitas total yang telah ditetapkan. Griffin (2006) memberikan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer atas, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sini dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Penulis sebagai Perumus Konsep Pembentukan Karakter SUCCESS Melalui The Ultimate SUCCESS Strategy, mengajukan formula SUCCESS (S) = (P x Q)/T; di mana SUCCESS adalah ukuran pencapaian target-target kinerja yang membuat seseorang puas (PUAS = Pastikan Usaha Anda SUCCESS), P = Productivity, Q = Quality, dan T = Time. Kita sama-sama memiliki waktu 24 jam per hari, 365 hari per tahun, tetapi mengapa ada orang SUCCESS dan ada orang GAGAL? Salah satu penyebabnya adalah keterampilan manajemen waktu, di mana orang-orang SUCCESS selalu menghargai waktu secara bijaksana melalui melakukan aktivitas yang benar dan penting sejak awal, selalu berkualitas tanpa membuat kesalahan-kesalahan agar mampu memuaskan orang lain (pelanggan), dan selalu memperhatikan efektivitas pencapaian tujuan melalui efisiensi penggunaan sumber-sumber daya, yang berarti selalu produktif (memperhatikan produktivitas). Dengan demikian para manajer SUCCESS HARUS menghargai waktu melalui melakukan aktivitas produktif dan berkualitas (memuaskan pelanggan). - Keterampilan Solusi Masalah dan Membuat Keputusan (Problem Solving and Decision Making Skills)
Keterampilan ini berkaitan dengan kemampuan untuk mendefinisikan Masalah sebagai gap (kesenjangan) antara Target dan Aktual serta menentukan cara terbaik untuk menyelesaikan masalah itu. Dalam buku SUCCESS penulis telah dikemukakan bahwa orang-orang SUCCESS ketika menghadapi Masalah (Target-target kinerja tidak tercapai) akan selalu bertanya: MASALAH = Mengapa Aku SALAH? Agar mereka mampu menemukan akar penyebab masalah atau kegagalan itu dalam diri mereka, BUKAN mencari “kambing hitam” atau alasan-alasan pembenaran di luar diri mereka. Orang GAGAL selalu menyalahkan orang lain dan lingkungan, sedangkan orang SUCCESS selalu menyalahkan diri sendiri apabila mereka menghadapi masalah! Kemampuan membuat keputusan untuk solusi masalah melalui menghilangkan akar-akar penyebab masalah adalah yang paling utama bagi seorang manajer, dari tingkat manajer atas (top management) sampai supervisor (first-line management). Griffin (2006) mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan ketiga, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah dipilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar. Penulis selalu menggunakan Rahasia SUCCESS 5W-2H (What, Why, When, Where, Who, How, How much) ketika melakukan solusi masalah dan membuat keputusan bisnis dan industri. - Keterampilan Untuk Menjadi Pembelajar Terus-Menerus (Learning Skills)
Saya mengutip ungkapan dari Henry Ford yang sangat terkenal, yaitu:“Siapa pun yang berhenti belajar telah menjadi tua, entah berusia delapan puluh atau dua puluh tahun. Siapa pun yang terus belajar tetap awet muda. Hal terbesar dalam kehidupan ini adalah menjaga pikiran Anda agar tetap awet muda”
(Henry Ford)
Jika dunia perguruan tinggi di Indonesia, terutama yang mengkhususkan dalam bidang Manajemen baik pada fakultas-fakultas ekonomi maupun fakultas-fakultas bisnis dan manajemen dapat mengembangkan siklus belajar melalui peningkatan terus-menerus (PDSA: Plan, Do, Study, Act), maka penulis yang telah berpengalaman praktek dalam dunia bisnis dan industri selama lebih dari 25 tahun akan semakin yakin bahwa kesenjangan lulusan perguruan tinggi dengan kebutuhan dunia bisnis dan industri modern di Indonesia akan semakin kecil, bahkan dapat membentuk satu kesatuan seperti ditunjukkan dalam Bagan 2.
Bagan 2. Sistem Manajemen Kualitas dalam Bidang Pendidikan Tinggi
Beberapa keterampilan manajemen yang dikemukakan di atas dapat dijadikan acuan atau panduan bagi para mahasiswa yang sedang belajar manajemen maupun para manajer profesional di Indonesia yang ingin mempraktekkan konsep-konsep manajemen modern, menuju SUCCESS gemilang di waktu yang akan datang!
Self-Evaluation of Business Manager and Industry Professional’s Competence
By: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt
ASQ CMQ/OE, CQE, CQA, CSSBB
APICS CFPIM, CSCP
IQF Six Sigma Master Black Belt
RAB-QSA CMSP
What is Management?
According to Wikipedia (https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen), the word Manajemen comes from the old French language ménagement, that means the art of implementing and organizing. Management has not had the standard and universally accepted definition. Robbins and Coulter (2007) defines management as the art of completing work through other people. This definition means that a manager is in charge to oversee and direct other people to achieve the organization’s goals. Whereas Griffin (2006) defines management as processes of planning, organizing, coordinating, and controlling or managing resources to achieve goals effectively and efficiently. Effective means that objective can be achieved in accordance with the planning (the actual result is in accordance with the target); whereas efficient means that the existing tasks are done correctly, organizedly, using the correct and appropriate resources in accordance with the time schedule. APICS Dictionary (14th Ed, 2013) defines management as functions of planning, organizing, and controlling transforming processes and their utilities in giving goods and/or services to the customers.
I, who am a PRAKTISI (PRAKtek TIdak SulIt) // PRACTITIONER (Practice Is Not Difficult), with more than 25 years of experience in the world of business and industry in Indonesia, often uses Deming — PDCA (Plan-Do-Check-Act) concept as the base for the management implementation when practicing training/workshop-led-consultancy. Based on Deming—PDCA concept, management consists of functions of: Planning, Doing, Checking and Acting to make controlling decision of whether would do corrective action (problem solving) or do standardization of the best practices for continuous improvement and innovation. By using Deming—PDCA concept, then management implementation will follow Chart 1.
Note in Chart 1: 5W-2H = What, Why, Where, When, Who, How, How-much.
Chart 1: PDCA Management in Continual Improvement and Innovation
Management Levels
Basically there are three management levels, which are: top management, middle management, and lower management or first-line management.
Top Management
Top management consist of Board of Directors, Chief Executive Officer (CEO) and the directors. Top management are the main source of authority that manages strategic targets and objectives as well as the organization’s policy to fit the organization’s Vision, Mission, and Values. Top management devote more time in strategic planning or at the moment is known more as proactive planning and coordination of functions in the organization.
For organization that has adopted Total Quality Management (TQM), then the commitment of the top management is demonstrated through various engaged actions as follows:
- Establishing the company’s vision and total quality policy
Note: total quality includes: PQCDSME = Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety/Service, Motivation/Morale, Environment.
- Approving financial investment in the form of providing the company’s total quality improvement budget.
- Being actively involved in the Board of Total Quality or directly leading Total Quality Improvement Team.
- Directing involved functions in the company’s Total Quality.
- Participating in the company’s Total Quality Improvement training.
- Giving support to the company’s Total Quality Improvement team.
- Reviewing management practice to match the company’s vision, mission, values, and total quality policy.
- Establishing reward and recognition system for the company’s total quality improvement success.
- Directly speaking with customers to find out their needs as well as promoting on the company’s total quality improvement efforts.
- Leading total quality planning and directly associating it with the company’s strategic plans.
- Approving total quality improvement ideas suggested by subordinates.
- Attending total quality improvement team meeting and meetings related to total quality improvement of the company’s divisions or departments.
- Always speaking in the total quality “language” and applying it in everyday behavior.
- Always associating knowledge about total quality management, through attending seminars about total quality, or joining a total quality association, whether local, national, or international.
- Taking time to help giving consultations about total quality improvement efforts to the total quality improvement team or members of the company.
Middle Management
Branch managers and department managers are middle managers. They are responsible to the top management for their departmental functions. They devote more time to direct the function of the organization. In small organizations, there are only one layer of middle management level; but in big companies, there are usually senior manager level and middle manager level.
Some roles of middle managers are:
- Executing organization’s plan according to the policy and direction from the top top management.
- Making plans for divisions or departments in the organization.
- Participating in teamwork and performing management training to the lower level such as to the lower or first-line management and to the employees.
- Interpreting and explaining top management’s strategic policies to the lower level management.
- Being responsible to coordinate activities in divisions or departments in the organization.
- Providing reports that contain important information about implementation or control of division or department to the top management.
- Evaluating lower management performance such as junior manager’s or supervisor’s.
- Being responsible to inspire lower level management to improve their performance to be better in continual performance improvement programs.
For organization that has adopted Total Quality Management (TQM), then the role of middle management will be very critical, because they must be able to work together in cross-functional teams that involve inter-functions within the organization. Some specific roles of middle management in an organization that has adopted Total Quality Management (TQM) can be stated as follows.
- Concentrating to do important matters related to the company’s total quality since the beginning in order to be able to bring the organization to the Strategic Vision, Mission, Values, Targets and Goals as what had been directed by the top management.
- Concentrating to identify what resources are needed for the company’s total quality improvement in order to bring the organization towards the total quality strategic targets and goals that had been established by the top management.
- Motivating lower level management and employees to keep implementing total quality improvement programs continuously and in focused manner.
- Preventing since the beginning to not do irrelevant matters and directly related to the company’s total quality policy.
- Working together with other divisions or departments within cross-functional teams to do the company’s total quality improvement programs.
- Performing management meeting and delegating authority and responsibilities to the lower level or first-line management.
- Solving problems and taking decisions related to the implementation of the company’s total quality improvement programs.
- Representing lower management and employees to discuss and dialogue with the top management as a form of giving advices from bottom to top (bottom-up approach).
- Training and developing lower level management and employees to continuously build and develop the organization to match Total Quality Organization principles.
- And other roles according to the divisions’ or departments’ needs in order to continuously improve total quality.
Lower Management or First-Line Management
Lower management or first-line management are often referred to as supervisors, foremen, team leaders and other terms depending on the policy of that organization’s management structure.
For organization that has adopted Total Quality Mangement (TQM), the role of first-line management has more to do with the company’s everyday total quality programs’ implementation and supervision. First-line management are often involved in the company’s various total quality improvement teams, such as quality control groups, small group activities, etc.
Some roles of the supervisors, foremen, team leaders or other terms within first-line management are:
- Guiding and supervising employees to implement everyday total quality activities.
- Being responsible for total quality as well as achieving zero-defects-oriented production quantity targets.
- Being responsible to maintain good relationships between management and employees as well as inter-employees in implementation of everyday tasks in the organization.
- Communicating with the middle management about employees’ problems, advices from employees, reward and recognition for employees, and other matters related to the implementation and supervision of everyday total quality improvement programs.
- Helping to solve problems faced by employees when implementing the company’s total quality improvement program.
- Giving practical training in the form of appropriate coaching to employees.
- Preparing reports periodically (daily, weekly, and monthly) to middle management about important information related to the achievement of the company’s total quality performance.
- Ensuring that various regulations and disciplines within the company are implemented and obeyed by all employees and within the scope of that first-line management.
- Motivating all employees to continuously improve performance in order to meet the company’s targets.
- Building the company’s reputation and image since the management are within the direct contact with employees and customers.
- And other roles according to the needs in order to continuously improve everyday total quality.
Based on the Total Quality Management (TQM) principles, then some of the following basic management skills are required.
- Conceptional Skills
Managers, whether within the top management, middle management, or first-line management, of course in different proportions, must have skills to make concepts, ideas and thoughts for the betterment of the organization towards total quality organization. Those ideas and concepts, then must be translated into action plans to realize those ideas or concepts. The process of translating idea into a working plan or that real action plan is usually referred to as planning process. Planning process within total quality management (TQM) generally uses proactive planning. Therefore conceptual skills that must be had by management are also skills to make working plans or action plans. - Skills to Deal with Other People (Humanity Skills)
Besides conceptual skills, all managers from top level to bottom level, must also be equipped with communication skills or skills to deal with other people, which is also called humanity skills. Persuasive communication must always be created by managers to the subordinates that they lead. With friendly and persuasive communication, it will make employees feel appreciated and they will then be open to their superiors. Communication skills are needed, whether in the top, middle, or lower level of management. - Technical Skills
These technical skills are generally requirements for managers at lower level. These technical skills are abilities to run certain activities to meet total quality requirements, for example, using computer programs, repairing machineries, making accounting reports, making total quality reports, etc. - Time Management Skills
Time management skills are associated with the ability of a manager, whether at top to bottom level, to use manage his/her time wisely to achieve the total quality targets that have been established. Griffin (2006) gives a case example of Lew Frankfort from Coach. In 2004, as top manager, Frankfort was paid $2,000,000 per year. If assumed that he worked for 50 hours per week with 2 weeks vacation time, then Frankfort’s hourly wage was $800 per hour — about $13 per minute. From here, we see that every wasted minute will be very costly to the company. I, as Formulator of SUCCESSFUL Character Building Concept through The Ultimate SUCCESS Strategy, proposes SUCCESS (S) = (P x Q)/T formula; where SUCCESS is the measure of performance targets’ achievement that makes someone satisfied (PUAS = Pastikan Usaha Anda SUCCESS // SATISFIED = Make Sure Your Effort SUCCESSFUL); P = Productivity; Q = Quality; and T = Time. We all have the same 24 hours per day, 365 days per year; but why are there SUCCESSFUL people and people who FAIL? One of the reasons is the time management skill, where SUCCESSFUL people always value time wisely by doing the correct and important activities since the beginning; always have the quality without making mistakes in order to satisfy other people (customers); and always pay attention to the effectiveness of goal achievement through efficient resources utilization, which means always be productive (pay attention to the productivity). Thus, SUCCESSFUL managers MUST appreciate time by doing productive and quality activities (satisfy customers). - Problem Solving and Decision Making Skills
These skills are related to the ability to define a Problem as the gap between Actual Target and to determine the best way to solve that problem. In my SUCCESS book, it has been stated that SUCCESSFUL people when facing Problems (i.e. not achieved performance targets) will always ask: MASALAH = Mengapa Aku SALAH // PROBLEM = Why Am I WRONG? So that they can find the root cause of that problem or failure within themselves, NOT to seek “scapegoat” or justifications outside of themselves. FAILED person always blames other people and the environment; whereas SUCCESSFUL person always blames him/herself if he/she faces a problem! The ability to make decision for solving problem by eliminating the root causes of the problem is the most important for managers, from the top-level managers (top management) to supervisors (first-line management). Griffin (2006) proposes three steps in decision making. First, a manager must define the problem and seek various alternatives that can be taken to solves it. Second, manager must evaluate every available alternative and pick the alternative that is considered the best. And three, manager must implement the chosen alternative as well as supervise and evaluate it in order to stay on the right track. I always use the Secret of SUCCESSvof 5W-2H (What, Why, When, Where, Who, How, How much) when solving problems and making business and industry decisions. - Skills to be Continuous Leaner (Learning Skills)
I quote a very famous expression from Henry Ford, which is:“Anyone who stops learning is old, whether at twenty or eighty. Anyone who keeps learning stays young. The greatest thing in life is to keep your mind young.”
(Henry Ford)
If the world of higher education in Indonesia, especially those universities that specialize in Management field whether in economic or business and management faculties can develop the learning cycle through continous improvement (PDSA: Plan, Do, Study, Act), then, I, who has had more than 25 years of practical experience in the world of business and industry, will even be more confident that the gap between the universities’ graduates and the needs in the world of modern business and industry in Indonesia will be smaller; it can even form a unity as shown is Chart 2.
Chart 2: Quality Management System in Higher Education Field
Some management skills stated above can be used as a reference or guidance for students who are currently studying management or for professional managers in Indonesia who wants to practice modern management concepts, toward brilliant SUCCESS in the future!
