-
Bahasa Indonesia
-
English
Oleh: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt & Registered Quality Management System Lead Specialist and Auditor
American Society for Quality (www.asq.org) CMQ/OE (Certified Manager of Quality/Organizational Excellence), CQA (Certified Quality Auditor), CSSBB (Certified Six Sigma Black Belt), CQE (Certified Quality Engineer), CQIA (Certified Quality Improvement Associate)
American Production and Inventory Control Society (www.apics.org) CFPIM (Certified Fellow in Production and Inventory Management), CSCP (Certified Supply Chain Professional)
International Quality Federation (www.iqf.org) Six Sigma Master Black Belt (SSMBB)
Registration Accreditation Board (www.exemplarglobal.org) Quality Management System Lead Specialist
ISO-International Organization for Standardization (www.iso.org) telah menetapkan persyaratan Kepemimpinan (Leadership) sebagai fungsi paling utama dan sentral dalam mengelola menggunakan PDCA (Plan-Do-Check-Act) approach terhadap semua sistem manajemen internasional yang dipublikasikan oleh ISO mulai berlaku sejak 2015 dan seterusnya. Seperti diketahui Sistem-sistem Manajemen Internasional dapat berasal dari berbagai sumber, seperti: ISO (www.iso.org), Sistem Manajemen TPM dari the Japan Institute of Plant Maintenance (www.jipm.or.jp/en), Sistem Manajemen Malcolm Baldrige yang lebih dikenal sebagai Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence—MBCfPE (www.nist.gov), Sistem-sistem Manajemen dari British Standards Institute (www.bsigroup.com), dan masih banyak lagi.
Jika kita TIDAK memiliki kerangka kerja standard (standard framework), maka kita akan mengalami kesulitan baik di dalam memahami apalagi menerapkan dan mengelola sistem-sistem manajemen internasional itu. Sebagai seorang PRAKTISI yang TELAH berpengalaman lebih dari 25 tahun dalam membantu mendesain, menerapkan, mengelola, mengendalikan dan meningkatkan kinerja sistem-sistem manajemen internasional, maka saya “berkewajiban” memberikan kerangka kerja standar (standard framework) agar generasi muda dan mereka yang “baru belajar” manajemen TIDAK menghabiskan waktu berpuluh tahun HANYA asal-asalan sekedar belajar (apalagi dengan konsep yang SALAH) tentang bagaimana menerapkan sistem-sistem manajemen internasional itu?. Dengan demikian setelah kita belajar dan mempraktekkan sistem-sistem manajemen internasional, maka KOMPETENSI kita TIDAK sekedar menguasai alat-alat manajemen (management tools) saja TETAPI benar-benar kita memiliki keahlian dan KOMPETENSI dalam mendesain, menerapkan, mengendalikan, dan meningkatkan kinerja sistem-sistem manajemen internasional itu. Indonesia membutuhkan keahlian mendesain, menerapkan, mengendalikan dan meningkatkan terus-menerus sistem-sistem manajemen agar kita MAMPU bekerja di dalam sistem manajemen profesional TANPA perlu tergantung pada tenaga-tenaga ahli dari negara lain untuk menempati posisi-posisi manajemen dalam organisasi-organisasi di Indonesia.
Saya TELAH mendesain Leadership & PDCA Management Framework Standard untuk mendesain, menerapkan, mengendalikan, dan meningkatkan kinerja sistem-sistem manajemen internasional apa saja (ISO, TPM, MBCfPE, BSI standards), sehingga memudahkan mereka yang SERIUS ingin belajar dalam dunia PRAKTEK manajemen organisasi secara PRAKTIS (INGAT: PRAKTIS = PRAKtek TIdak Sulit).
Menggunakan Bagan 1 terlampir, maka saya mengasumsikan bahwa kita sedang menerapkan Sistem Manajemen Internasional XYZ (apa saja, nama generik) di mana bisa berbentuk Sistem Manajemen Tunggal (hanya ada satu Sistem Manajemen Internasional) atau Sistem Manajemen Terintegrasi (beberapa—lebih dari satu Sistem Manajemen Internasional) pada Organisasi ABC (organisasi apa saja, swasta maupun publik, nama generik) menggunakan 10 pendekatan yang dikeluarkan oleh ISO versi 2015.
- Ruang Lingkup: Jelaskan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Internasional XYZ yang akan diterapkan itu.
- Referensi Normatif: Sebutkan Referensi yang menjadi acuan dalam implementasi Sistem Manajemen Internasional XYZ itu. Referensi dapat berbentuk buku teks, paper, websites, dll.
- Istilah dan Definisi: Buat daftar istilah dan definisi yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Internasional XYZ yang akan diterapkan dalam organisasi agar semua orang di dalam organisasi memiliki pemahaman yang sama tentang istilah dan definisi yang digunakan.
- Konteks Organisasi: Lakukan tiga hal berikut, (a) Deskripsikan apakah Sistem Manajemen Internasional XYZ itu akan diterapkan di seluruh organisasi atau hanya sebagian dari fungsi-fungsi organisasi saja, misalnya: fungsi produksi, pemasaran, rantai pasok (supply chain), dll, (b) Deskripsikan kebutuhan utama dari pihak-pihak yang berkepentingan. Misalnya: kebutuhan karyawan dan manajemen, kebutuhan pasar dan pelanggan, kebutuhan pemasok, kebutuhan pemegang saham, kebutuhan pemerintah, kebutuhan masyarakat, dll, dan (c) Deskripsikan lingkup dari Sistem Manajemen Internasional XYZ yang akan diterapkan itu.
- Kepemimpinan (Leadership).
- Kepemimpinan (Leadership) merupakan FOKUS utama dan sentral untuk menyukseskan implementasi Sistem-sistem Manajemen Internasional, sehingga Aplikasi Kepemimpinan HARUS terstruktur dalam organisasi yang akan menerapkan Sistem Manajemen Internasional itu.
- Tiga hal utama yang HARUS dilakukan agar mencapai EFEKTIVITAS Kepemimpinan, yaitu: (a) KOMPETENSI Kepemimpinan dan KOMITMEN Manajemen, (b) Kebijakan Manajemen (Management Policy) tentang Sistem Manajemen Internasional yang HARUS menjadi PEDOMAN bagi seluruh anggota organisasi untuk menerapkan Sistem Manajemen Internasiuonal itu, dan (3) Deskripsikan secara jelas tentang Peran Organisasi, Tanggung Jawab Manajemen, dan Deskripsi Pekerjaan (Job Description) dari semua orang dalam organisasi mengikuti Struktur Manajemen Organisasi.
- Dari ketiga hal di atas, maka KOMPETENSI Kepemimpinan dan KOMITMEN Manajemen merupakan faktor paling utama (key success factor) bagi keberhasilan implementasi Sistem-sistem Manajemen Internasional apa saja yang ada dalam organisasi. Banyak organisasi kelas dunia merangkum sistem-sistem manajemen internasional ke dalam sistem manajemen terintegrasi, kemudian memberikan nama sesuai dengan nama organisasi itu. Misalnya: General Electric (GE) Way, Toyota Way, Samsung Way, Astra Management System (AMS), Pertamina Quality Award (PQA) yang merupakan Kriteria Kinerja Ekselen Pertamina (KKEP) yang diadopsi dari Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence (MBCfPE), dll.
- Contoh Astra Management System (AMS) ditunjukkan dalam Bagan 2. KOMITMEN Manajemen Astra untuk mengembangkan KOMPETENSI Kepemimpinan untuk mengelola Astra Management System (AMS) ini disebut Astra Leadership Competencies (ALC). Model ALC ini dicapai melalui mengembangkan Program Pengembangan Kepemimpinan Astra (Astra Leadership Development Program–ALDP) seperti ditunjukkan dalam Bagan 3.
- Dari Bagan 3 tampak bahwa ALDP dimulai dari Astra Basic Management Program (ABMP) yang merupakan pengembangan dan pengejawantahan dari Astra Leadership Competence (ALC). ALC ini terdiri dari 8 (delapan) kompetensi dasar yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin Astra yang disesuaikan dengan tingkat dan kebutuhan para pemimpin itu. Delapan KOMPETENSI dasar itu adalah: (1) Vision & Business Sense, (2) . Customer Focus, (3) Interpersonal Skill, (4) Analysis & Judgement, (5) Planning & Driving Action, (6) Leading & Motivating, (7) Teamwork, dan (8) Drive, Courage, Integrity.
- Selain kompetensi yang disebutkan di atas, peserta ABMP juga dibekali dengan beberapa hal penting lainnya misalnya Astra Culture dan Astra Management System (AMS). Program ABMP ini terdiri dari beberapa modul yang ditunjukkan dalam Bagan 4.
- Setelah mengembangkan KOMPETENSI Kepemimpinan dan KOMITMEN Manajemen, maka aplikasi PDCA Management menjadi SANGAT PENTING dalam mengelola sistem-sistem manajemen internasional. Uraian berikut akan membahas tentang PDCA (Plan-Do-Check-Act) Management framework yang digunakan untuk mengelola sistem-sistem manajemen internasional.
Plan (P):
Dua aspek penting dalam perencanaan ditunjukkan dalam point 6 dan 7, yaitu:
- Perencanaan Sistem Manajemen Internasional yang mempertimbangkan sejak awal aspek-aspek risiko melalui menerapkan Sistem Manajemen Risiko ISO 31000, dan
- Dukungan (Support), yang mencakup: (a) Sumber daya dan fasilitas yang diberikan, (b) Identifikasi KOMPETENSI semua sumber daya manusia mengikuti 4 Level sesuai standard internasional menggunakan Skills Map, (c) Identifikasi dan tentukan semua saluran komunikasi yang digunakan dalam organisasi, dan (d) Identifikasi semua prosedur, instruksi kerja, termasuk catatan-catatan, buku kerja, booklet, dll yang merupakan sistem informasi manajemen yang terkait dengan implementasi Sistem-sistem Manajemen Internasional.
- 4 Level KOMPETENSI Sumber Daya Manusia (SDM) yang biasa digunakan dalam standard internasional, adalah (mulai dari terendah sampai tertinggi):
- Level 1: SDM yang HANYA memahami teori atau konsep saja berbentuk Checklists untuk implementasi;
- Level 2: SDM yang di samping memahami teori atau konsep berbentuk Checklists, juga mampu untuk implementasi Checklists itu TETAPI masih membutuhkan pembimbingan dari orang yang lebih ber-KOMPETEN;
- Level 3: SDM yang memahami teori atau konsep berbentuk Checklists dan MAMPU menerapkan Checklists itu secara MANDIRI (Memiliki KOMPETENSI Aplikasi Checklists);
- Level 4: SDM yang memahami teori atau konsep berbentuk Checklists, MAMPU menerapkan Checklists secara MANDIRI, dan MAMPU melatih atau mentransfer ilmu pengetahuan dan teknologi berbentuk Checklists itu kepada orang lain (Memiliki KOMPETENSI sebagai Management System Implementer and Coach).
- Catatan: dalam organisasi Lean Six Sigma, maka Level 4 di atas termasuk ke dalam kelompok Master Black Belt, Level 3 termasuk ke dalam kelompok Black Belt, Level 2 termasuk ke dalam kelompok Green Belt, dan Level 1 termasuk ke dalam kelompok Yellow Belt.
- 4 Level KOMPETENSI Sumber Daya Manusia (SDM) yang biasa digunakan dalam standard internasional, adalah (mulai dari terendah sampai tertinggi):
DO (D):
- Operasional (Operation): merupakan inti dari implementasi sistem-sistem manajemen internasional yang berfokus pada perbaikan PROSES dari organisasi di mana sistem-sistem manajemen internasional itu diterapkan dalam organisasi.
- Dalam tahap 8 ini pemahaman tentang STATISTICAL THINKING menjadi sangat PENTING, Karena TANPA hal itu akan SULIT untuk memahami dan menerapkan sistem-sistem manajemen internasional yang diterapkan dalam organisasi.
- Langkah-langkah aplikasi STATISTICAL THINKING ditunjukkan dalam Bagan 5.
- Evaluasi Kinerja (Performance Evaluation): Terdapat dua aktivitas utama dalam point 9 ini, yaitu: (a) Melakukan evaluasi kinerja yang telah disepakati oleh Manajemen Organisasi sebagai indikator-indikator kinerja kunci (Key Performance Indicators), dan (b) Melakukan audit internal terhadap sistem-sistem manajemen setiap 6 (enam) bulan mengikuti ISO 19011, yaitu: Panduan Audit Sistem-sistem Manajemen.
Act (A):
- Point 10 berkaitan dengan peningkatan atau perbaikan terus-menerus dari sistem-sistem manajemen internasional yang diterapkan dalam organisasi. Hal ini mencakup, (a) Tindakan korektif atas ketidak-sesuaian yang ditemukan dalam Audit Internal terhadap sistem-sistem manajemen internasional itu, dan (b) perbaikan atau peningkatan terus-menerus dari sistem-sistem manajemen internasional yang diterapkan dalam organisasi.
Dari berbagai uraian di atas, kita mengetahui bahwa PRAKTEK Manajemen dari organisasi-organisasi kelas dunia (world class organizations) SELALU bekerja di dalam SISTEM-SISTEM MANAJEMEN yang terintegrasi (apapun nama dari sistem-sistem manajemen itu) melalui Aplikasi Kepemimpinan (Leadership) dan PDCA Management Framework.
Sebagai misal, Aplikasi PDCA Management Framework terhadap Sistem Manajemen Astra (Astra Management System—AMS) ditunjukkan dalam Bagan 6.
Salam SUCCESS.
Leadership & PDCA Management Framework Applications for Managing International Management Systems (Series 3: Managing International Management Systems)
By: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt & Registered Quality Management System Lead Specialist and Auditor
American Society for Quality (www.asq.org) CMQ/OE (Certified Manager of Quality/Organizational Excellence), CQA (Certified Quality Auditor), CSSBB (Certified Six Sigma Black Belt), CQE (Certified Quality Engineer), CQIA (Certified Quality Improvement Associate)
American Production and Inventory Control Society (www.apics.org) CFPIM (Certified Fellow in Production and Inventory Management), CSCP (Certified Supply Chain Professional)
International Quality Federation (www.iqf.org) Six Sigma Master Black Belt (SSMBB)
Registration Accreditation Board (www.exemplarglobal.org) Quality Management System Lead Specialist
ISO-International Organization for Standardization (www.iso.org) has set Leadership requirement as the most important and central function of managing using PDCA (Plan-Do-Check-Act) approach to all international management systems published by ISO valid from 2015 onwards. As it is known, International Management Systems can come from various sources, such as: ISO (www.iso.org), TPM Management System from the Japan Institute of Plant Maintenance (www.jipm.or.jp/en), Malcolm Baldrige Management System which is better known as Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence-MBCfPE (www.nist.gov), Management Systems from the British Standards Institute (www.bsigroup.com), and much more.
If we DO NOT have a standard framework, then we will have difficulty both in understanding and let alone implementing and managing those international management systems. As a PRACTITIONER who has more than 25 years experience in helping to design, implement, manage, control and improve the performance of international management systems, I feel “obliged” to provide a standard framework so that the young generation and those who “have only started studying” Management DO NOT CARELESSLY spend decades of just learning (especially with the WRONG concept) about how to apply those international management systems. Thus, once we have learnt and practiced the international management systems, then our COMPETENCE IS NOT just to master the management tools; BUT we would have had the expertises and COMPETENCE in designing, implementing, controlling, and improving the performance of those international management systems. Indonesia requires the expertises of continually designing, implementing, controlling and improving management systems so that we are ABLE to work within the professional management systems WITHOUT the need to depend on experts from other countries to occupy management positions within organizations in Indonesia.
I have designed the Leadership & PDCA Management Framework Standard to design, implement, control and improve the performance of any international management systems (ISO, TPM, MBCfPE, BSI standards); thus, making it easy for those who want to SERIOUSLY learn in the PRACTICAL world of organizational management (REMEMBER: PRAKTIS = PRAKtek TIdak Sulit // PRACTICAL = Practice is not Difficult).
Using attached Chart 1 above, then I assume that we are implementing the XYZ International Management System (or whatever, generic name), where it may be a Single Management System (there is only one International Management System) or an Integrated Management System (many—more than one International Management Systems) on the ABC Organization (any organization, private or public, generic name) by using 10 approaches issued by ISO version 2015.
- Scope: Describe that scope of the XYZ International Management System to be applied.
- Normative Reference: Mention References that become the basis in that implementation of the XYZ International Management System. References may be textbooks, papers, websites, etc.
- Istilah dan Definisi: Term and Definition: List terms and definitions relating to the XYZ International Management System that will be applied within the organization so that everyone within the organization has the same understanding of the terms and definitions used.
- Organizational Context: Do the following three things: (a) Describe whether that XYZ International Management System will be implemented throughout the organization or through only part of the organization’s functions, for example: function of production, marketing, supply chain, etc.; B) Describe the main needs of interested parties. For example: employee and management needs, market and customer needs, supplier needs, shareholder needs, government needs, community needs, etc., and (c) Describe that scope of the XYZ International Management System to be applied.
- Leadership.
- Leadership is the main and central FOCUS for succeeding the implementation of International Management Systems, so that the Application of Leadership MUST be structured within the organization that will implement that International Management System.
- The three main things that MUST be done to achieve Leadership EFFECTIVENESS are: (a) COMPETENCE Leadership and Management Commitment, (b) Management Policy on International Management System which MUST be the Guideline for all members of the organization to implement that Internal Management System, And (3) Clearly describe Organizational Roles, Management Responsibilities, and Job Descriptions of all people in the organization following the Organizational Management Structure.
- Of the three things above, then COMPETENCE Leadership and Management COMMITMENT is the most important factor (key success factor) for the successful implementation of any existing International Management System within the organization. Many world-class organizations encapsulate international management systems into integrated management systems, then name them according to the organizations’ names. For example: General Electric (GE) Way, Toyota Way, Samsung Way, Astra Management System (AMS), Pertamina Quality Award (PQA) which is Kriteria Kinerja Ekselen Pertamina (KKEP) // Pertamina Performance Excellence Criteria adopted from Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence (MBCfPE), etc.
- An example of Astra Management System (AMS) is shown in Chart 2 below. Astra Management COMMITMENT to develop Leadership Competency Leadership to manage Astra Management System (AMS) is called Astra Leadership Competencies (ALC). This ALC model is achieved through developing Astra Leadership Development Program (ALDP) as shown in Chart 3 below.
- From Chart 3, it appears that ALDP starts from Astra Basic Management Program (ABMP), which is the development and embodiment of Astra Leadership Competence (ALC). This ALC consists of 8 (eight) basic competencies that must be possessed by an Astra leader that are tailored to the level and needs of that leader. The eight basic COMPETENCIES are: (1) Vision & Business Sense, (2). Customer Focus, (3) Interpersonal Skill, (4) Analysis & Judgment, (5) Planning & Driving Action, (6) Leading & Motivating, (7) Teamwork, and (8) Drive, Courage, Integrity.
- In addition to the above mentioned competencies, ABMP participants are also equipped with several other important things such as Astra Culture and Astra Management System (AMS). This ABMP program consists of several modules shown in Chart 4 below.
- After developing COMPETENCE Leadership and Management Commitment, then the application of PDCA Management becomes VERY IMPORTANT in managing international management systems. The following description will discuss about the PDCA (Plan-Do-Check-Act) Management framework used to manage international management systems.
Plan (P):
Two important aspects in planning are shown in points 6 and 7, namely:
- International Management System Planning that takes into account risks aspects since the beginning through implementing the ISO 31000 Risk Management System, and
- Support, which includes: (a) Resources and facilities provided; (b) COMPETENCY identification of all human resources by following 4 Levels in accordance with international standards of using Skills Map; (c) Identification and determining all communication channels used in the organization; and (d) Identification of all procedures, work instructions, including notes, workbooks, booklets, etc., which are management information systems related to the implementation of International Management Systems.
- 4 Level KOMPETENSI Sumber Daya Manusia (SDM) yang biasa digunakan dalam standard internasional, adalah (mulai dari terendah sampai tertinggi):
4 COMPETENCY Levels of Human Resource (HR) that are commonly used in international standards, are (from lowest to highest):
- Level 1: Human Resource that ONLY understand the theory or concept in the form of the Checklists for implementation;
- Level 2: Human Resource who are, in addition to understanding the theory or concept in the form of Checklists, also able to implement those Checklists that BUT still need guidance from more COMPETENT people;
- Level 3: Human Resource who understand the theory or concept in the form of Checklists and are ABLE to INDEPENDENTLY apply those Checklists (Having COMPETENCE of Checklist Application);
- Level 4: Human Resource who understand the theory or concepts in the form of Checklists, are ABLE to INDEPENDENTLY apply the Checklists, and are ABLE to train or transfer the science and technology in the form of those Checklists to other people (Having COMPETENCE as Management System Implementers and Coaches)
- Note: In Lean Six Sigma organization, Level 4 above belongs to the Master Black Belt group, Level 3 belongs to the Black Belt group, Level 2 belongs to the Green Belt group, and Level 1 belongs to the Yellow Belt group.
- 4 Level KOMPETENSI Sumber Daya Manusia (SDM) yang biasa digunakan dalam standard internasional, adalah (mulai dari terendah sampai tertinggi):
DO (D):
- Operational (Operation): is the core of the implementation of international management systems that focus on PROCESS improvement of the organization, in which those international management systems are applied within the organization.
- In this 8th stage, the understanding of STATISTICAL THINKING becomes very IMPORTANT, because WITHOUT that, it will be DIFFICULT to understand and implement the international management systems that are implemented within the organization.
- Steps of STATISTICAL THINKING application are shown in Chart 5 below.
- Performance Evaluation: There are two main activities in this point 9, namely: (a) Conducting performance evaluation that has been agreed by Organization Management as Key Performance Indicators, and (b) Conducting internal audit of management systems every 6 (six) months following ISO 19011, namely: Audit Guides to Management Systems.
Act (A):
- Point 10 deals with the continuous improvement of the international management systems implemented within the organization. This includes, (a) Corrective actions of non-compliances found in the Internal Audit of those international management systems, and (b) the continuous improvement of the international management systems implemented in the organization.
From the above explanations, we know that Management PRACTICES of world class organizations ALWAYS work within the integrated MANAGEMENT SYSTEMS (whatever the names of those management systems) through the Leadership Application and PDCA Management Framework.
For example, PDCA Management Framework Application of Astra Management System (AMS) is shown in Chart 6 below.
Best Regards for SUCCESS.
